Usar salas de datos virtuales gratuitas (VDR) o contratar una paga es uno de los dilemas al que muchas empresas se enfrentan en la actualidad. Un cuestionamiento lógico, en esencia, porque existen sistemas de data rooms sin costo que cumplen con algunas funciones, pero siempre con limitaciones.
Las VDR contratadas con un sistema de pago, que puede ser mensual, anual, por página o por usuario, entre otras configuraciones, se distinguen por ofrecer niveles elevados de seguridad y protección de datos.
Las opciones gratuitas, en cambio, prometen un paquete menos especializado y más genérico, que puede llegar a funcionar para organizaciones con proyectos pequeños, a corto plazo o que no requieren de cifrados extremos para proteger sus archivos y documentos.
¿Puede una data room gratuita ser la solución ideal para tu empresa? A continuación, las analizamos a fondo para ayudarte a tomar la mejor decisión.
¿Qué es una sala de datos virtual y cuál es su propósito?
El concepto de una virtual data room es tan sencillo como contundente: son espacios digitales diseñados para que las empresas gestionen (suban, compartan y almacenen) archivos, datos e información importante, por ejemplo, la documentación que necesitan para llevar a cabo litigios, due dilligence, ensayos clínicos, gobierno corporativo, fusiones y adquisiciones (M&A),, rondas de financiación y gestión de propiedad intelectual, entre otros procesos clave.
Estos sistemas de VDR, desarrollados por proveedores profesionales especializados como iDeals, ponen a disposición una plataforma virtual en la que todo está organizado por carpetas, con filtros de búsqueda, medios de comunicación internos para que los equipos de trabajo puedan intercambiar información de forma directa y remota; y opciones de personalización de la marca que hacen que cada data room virtual sea única.
A la hora de valorar las data rooms virtuales gratis y las que no son gratuitas, la diferencia potencial la hallamos en las características de seguridad y colaboración admitidas, como la autenticación de dos factores, las audit trails, el cifrado de datos y los controles de acceso granular.
Lo más importante es saber diferenciar para evitar confundirse: Hay plataformas virtuales de gestión de archivos con funcionalidades limitadas que, si bien poseen algunas características de seguridad, no son salas de datos virtuales, sino servicios de almacenamiento en la nube. La mayoría de estas opciones se ofrecen sin costo, pero no tienen lo que las empresas necesitan, básicamente porque no están diseñadas para tales fines.
Las mejores opciones de data room virtuales gratis
En teoría, ningún servicio de sala de datos virtual es gratuito. Simplemente es algo que no funciona de esa manera, ya que son plataformas especializadas que requieren de grandes inversiones en equipos y tecnología para su desarrollo.
Lo que sí se ajusta a la realidad que encontrarás al explorar la web en busca de una data room, es un proveedor de VDR oficial pago con versión de prueba gratuita. Asegúrate que sea confiable y cuente con prestigio y reconocimiento. Los demos suelen durar 31 días. Si la experiencia es positiva, eventualmente, podrías evaluar contratarlo de forma definitiva. Esta es nuestra selección de proveedores top de la actualidad.
iDeals
Ofrece el mejor equilibrio en calidad/precio. Cuenta con décadas de experiencia en la industria, que avalan su excelente reputación. Además, tienes la oportunidad de probarla antes de contratarla, con un demo de 30 días bastante completo pese a ser gratuito. El servicio pago tiene tres planes: Core, Premier y Enterprise. Todos son personalizados, por lo que deberás solicitar los precios específicos para tu proyecto, pero tienden a partir de los $400 USD.
Lo mejor:
- Versión de prueba gratuita de 30 días.
- Soporte en distintos idiomas.
- Opciones de personalización de marca para las empresas.
- Gestión de los protocolos para cumplimiento normativo, como GDPR, HIPAA y CCPA/CPRA.
- Características avanzadas de comunicación para los equipos de trabajo de las empresas.
- Cifrado de seguridad de alto nivel.
- La opción perfecta para reducir costos sin dejar de usar una VDR.
Datasite
Es una de las alternativas más completas e innovadoras, que se ha enfocado en incorporar herramientas de inteligencia artificial para facilitar y agilizar los procesos dentro de la plataforma. Tiene todo lo que una empresa podría necesitar para gestionar sus transacciones, por lo que se posiciona arriba en el top de mejores opciones.
Lo mejor:
- Espacios amplios de almacenamiento.
- Servicio activo 24/7.
- Búsqueda avanzada de documentos.
- Interfaz intuitiva muy fácil de usar.
- Excelente atención al cliente.
Donnelley Venue (DFIN)
Otra de las más experimentadas y con mejor reputación en la industria. Su principal punto a favor es la seguridad que ofrece, gracias al sistema vanguardista de cifrado de datos, que incluye autenticación en dos factores y otras medidas. Todos estos ingredientes la hacen una opción perfecta para cuando las empresas están en la labor de realizar transacciones complejas o de alto riesgo. La demo gratuita es de 14 días, así que podrás probarla por dos semanas sin pagar.
Lo mejor:
- Seguridad excepcional para blindar documentos, archivos y comunicaciones.
- Es una VDR top para procesos de M&A y OPI.
- Ofrece servicio de análisis de documentos y reportes.
- Se integra armoniosamente con herramientas externas, como Office y el paquete de Google.
- Interfaz fluida que simplifica la interacción y los procesos.
Sharevault
Las pymes encontrarán en Sharevault un aliado óptimo, ya que se distingue por facilitar la integración de las virtual data rooms de manera rápida y sencilla. Entre sus características principales encontramos la eficiencia de compartición de documentos y archivos entre los equipos de trabajo. Un sistema diseñado acertadamente para hacer fluir el funcionamiento de las empresas. Su versión de prueba es personalizada, por lo que se ajusta a las necesidades específicas de cada negocio.
Lo mejor:
- Monitoreo de usuarios.
- Muy fácil de usar.
- Funcionalidades básicas pero precisas.
- Tiene buenos precios.
- Ideal para empresas de inversión y startups.
Onehub
Similar a la anterior, Onehub se ha enfocado en optimizar los procesos empresariales a tope. Tiene excelentes características de seguridad, pero, a diferencia de iDeals y otros proveedores prestigiosos, no se especializa en procesos ni transacciones complejas o de gran demanda. Su potencial está más en el almacenamiento de los documentos, aunque no se queda atrás en la oferta de funciones que ofrece para las organizaciones.
Lo mejor:
- Se configura de manera simple y sencilla.
- Permite poner fecha de vencimiento a los documentos.
- Tiene función de registros de actividad de los usuarios.
- Los archivos se pueden subir con ‘drag and drop’.
¿Qué alternativas de salas de datos gratuitas hay?
En caso que estés tras la pista de otras opciones para compartir archivos y subirlos a Internet, hay alternativas que no son VDR puras, pero sirven como plataforma virtual para guardar los documentos. Eso sí, no te dejes engañar: ninguno de estos servicios tienen características especiales dedicadas a gestionar los procesos empresariales más importantes. Son sistemas de almacenamiento en la nube que se limitan a dicha función y poco más. Entre los más populares, están:
- Google Drive: Es una de las más utilizadas, gracias a la popularidad de Google a nivel mundial. Su plan inicial gratuito contiene 15 GB de almacenamiento. Tiene sistema de organización por carpetas y búsqueda. Los planes pagos tienen precios bastante accesibles. Su principal desventaja es que no es una VDR orgánica, por lo que carece de muchas funciones de personalización y comunicación.
- Box: Otorga 10 GB de almacenamiento gratis, menos que Google, pero con opciones especiales para empresas. Aunque de entrada puedes crear cuentas sin costo y usar sus funciones básicas, para poder acceder a características específicas es necesario pagar. De resto, se integra bien con dispositivos compactos y con otros servicios digitales.
- iCloud: Apple Business Essentials es el servicio de la compañía de la manzana mordida dedicado a las empresas. Permiten gestionar archivos y documentos en la nube utilizando iCloud con configuraciones especiales para negocios. El plan de 2 TB ronda los $11 USD al mes.
- Dropbox: Tiene experiencia en el mercado, con buena reputación, aunque quejas de muchos usuarios por la poca fluidez del sistema. Puedes empezar a usarlo de inmediato sin pagar. Si llegas a necesitar funciones adicionales o espacio adicional, el plan Business Plus de 15 TB permite subir y compartir archivos pesados, de máximo 250 GB, por $24 USD al mes.
¿Cuál es la diferencia entre una VDR paga y una gratuita?
La diferencia más importante es que las salas de datos virtuales gratuitas, en general demos o versiones de prueba temporales con fecha de caducidad preestablecida, tienen características y funcionalidades limitadas que, para poder aprovechar a su máxima potencia, es necesario contratar la versión paga definitiva. Algunas diferencias clave son:
| VDR con plan contratado | VDR en versión de prueba gratuita |
| Autenticación de dos factoresControl de acceso granularCumplimiento normativoSección de preguntas y respuestasAtención al cliente 24/7Registro de actividad de usuarios | Número de usuarios permitidos limitadoEspacio de almacenamiento limitadoFunciones de seguridad (cifrado) de documentos limitadasTiempo de uso preestablecido, que suele ir de los 14 a los 31 días |
¿Cuál es el momento ideal para usar una data room virtual gratuita?
Depende estrictamente de las necesidades de tu empresa en un momento determinado. Por ejemplo, si el presupuesto que dispones para invertir en una virtual data room es ajustado, puede ser buena idea utilizar alternativas gratuitas que se limitan al almacenamiento de archivos, aunque lo recomendable sigue siendo contratar una opción de VDR económicamente asequible a tus posibilidades económicas.
Lo mismo sucede cuando necesitas resolver un proceso o proyecto a corto plazo, que quizá pueda completarse dentro del tiempo disponible en una versión demo gratuita. En estos casos, los documentos por compartir suelen ser de menor grado de confidencialidad. Ten siempre presente que lo gratuito implica limitaciones significativas.
¿Cuándo se queda corta una VDR gratuita?
En contraste con el punto anterior, hay momentos en los que configurar una data room virtual es indispensable, tanto para agilizar los procesos requeridos, como para estar tranquilo y confiado en que tus archivos y documentos estarán completamente protegidos contra amenazas y posibles fraudes. Algunas razones de peso para contratar un proveedor de VDR son:
- Operaciones estratégicas de alta importancia: Cuando las transacciones involucran grandes cantidades de dinero y documentos confidenciales de alto nivel.
- Proyectos a largo plazo: El tiempo debe ser tu aliado, no tu enemigo. Por lo tanto, si el objetivo es gestionar los procesos a largo plazo, una versión demo gratuita será insuficiente.
- Proyectos que implican documentos pesados: Las versiones pagas otorgan desde 2 TB de almacenamiento como base mínima, a diferencia de las versiones gratis.
- Fusiones y adquisiciones (M&A): El volumen de información y documentos compartidos durante este proceso requiere una VDR funcional con todas sus características.
- Ensayos clínicos: Elementos de estudio como resultados de pruebas y protocolos de investigación también exigen el uso de una virtual data room completa.
- Ofertas públicas iniciales (IPO): Las ofertas públicas iniciales implican requisitos regulatorios importantes, como la gestión de las comunicaciones internas entre las partes involucradas, de manera transparente y segura.
- Auditorías: Durante las auditorías, es indispensable contar con protocolos de seguridad, asegurar el cumplimiento de las normas, facilitar la colaboración entre los equipos de trabajo y contar con un registro detallado de las actividades.
Eligiendo la VDR precisa para tu negocio
La decisión definitiva está en el autoanálisis de cada empresa, en saber qué es lo que se necesita para alcanzar los objetivos planteados. Tanto las salas de datos virtuales gratuitas como las pagas ofrecen el mismo tipo de servicio, solo que en las versiones sin costo, las características y funcionalidades están limitadas.
Puntos clave
- Las data room virtuales gratuitas son, en esencia, versiones de prueba sin costo de los proveedores especializados. En general, no existen servicios de VDR gratis que tengan todas las características y funcionalidades disponibles.
- Los proveedores líderes de la industria de virtual data rooms suelen ofrecer una versión gratuita limitada.
- Los periodos de prueba o demos gratuitos tienden a durar entre 14 y 31 días.
- Los planes pagos varían según las necesidades específicas de cada empresa, pero suelen tener un costo mínimo de $400 USD.
- Que una versión gratuita de VDR sirva para cumplir los objetivos de una empresa depende del tiempo de duración y de las demandas específicas del proyecto.
- Hay servicios de almacenamiento en la nube, como Google Drive y Box, que no son sistemas de VDR, ya que se limitan a guardar y compartir archivos en Internet. Tienen funciones extremadamente cortas en comparación con las de cualquier proveedor de sala de datos.