Guía de precios de data rooms virtuales: consejos a considerar, mejores proveedores

Actualmente el mercado cuenta con una gran oferta de data rooms virtuales. Y parece que cada proveedor sigue una estrategia diferente a la hora de fijar un precio para su producto. Esta inconsistencia en la variedad de precios genera mucha confusión en los usuarios al momento de elegir una plataforma.

Por suerte, contamos con una serie de consejos para ayudarle a navegar fácilmente entre las opciones disponibles y elegir la solución que mejor se ajuste a su presupuesto. Veamos los diferentes factores que condicionan el precio de una virtual data room, incluyendo modelos de precio, funcionalidades y opciones adicionales, y más.

Las cuatro principales estrategias de precio de una data room

Cada proveedor ofrece el acceso a un paquete específico de herramientas y servicios, creando así una oferta de valor única para sus clientes. Aún así, existen ciertos patrones de precio que aplican para la mayoría de plataformas.

Por página

La mayoría de virtual data rooms funciona como plataforma para el almacenamiento y envío de documentos. En este caso, algunos proveedores siguen un modelo de precio de acuerdo al número de archivos almacenados. Usualmente, el proveedor ofrecerá algunas soluciones a precio fijo por página con la opción de añadir archivos adicionales por un cargo adicional.

Ideal para: compañías pequeñas y medianas con pequeños flujos de documentos.

Por usuario

Las data rooms virtuales que ofrecen un precio según el número de usuarios están dirigidas a personas que van a colaborar de manera activa en lugar de solo visualizar documentos. Algunos proveedores diferencian entre usuarios y administradores, lo cual puede modificar el diseño, la estructura y el flujo de trabajo en una virtual data room.

Ideal para: pequeñas compañías que operan con un gran volumen de documentos.

Volumen de almacenamiento

Un modelo de precio por GB ofrece diferentes niveles de capacidad de almacenamiento. Los usuarios pueden almacenar cuantos archivos quieran mientras el tamaño total no exceda el límite contratado. Al igual que con los modelos por página o por usuario, es posible contratar almacenamiento adicional de manera independiente.

Ideal para: compañías pequeñas, medianas y grandes que no trabajan con archivos grandes de vídeo o audio.

Planes con precio fijo

Los modelos de precio fijo o de suscripción son la estrategia más común entre los proveedores actuales. Los planes suelen estar diseñados en base al tamaño de compañía e industria. Las capacidades de almacenamiento, número de usuarios y otras funciones pueden formar parte de paquetes predeterminados o personalizables.

Ideal para: compañías de cualquier tamaño y con cualquier tipo de proyecto.

Funciones que determinan el precio de una data room

Llegados a este punto, las data rooms virtuales tienen que cumplir con los estándares más estrictos para satisfacer las expectativas del cliente y competir satisfactoriamente con otras soluciones disponibles. Varios de los factores a continuación condicionan el precio de estas plataformas:

Seguridad

Las data rooms virtuales garantizan la seguridad (a diferencia de Google Drive) de los documentos almacenados combinando el mantenimiento de servidores físicos y sofisticados protocolos de software. Un mayor nivel de protección suele conllevar a un precio más alto.

Facilidad de uso

Las virtual data rooms que ofrecen funcionalidades adicionales, adaptabilidad de plataforma y una interfaz intuitiva tiende a tener equipos de expertos detrás, lo cual evidentemente condiciona al precio final.

Gestión de proyectos

Las funciones para la gestión de proyectos y los flujos de trabajo van más allá de las funciones de una data room tradicional. Esto es algo que también añade al precio final para el cliente y no viene en cada enterprise plan.

Analíticas

Los informes son una adición de software importante que permite a los usuarios tomar decisiones informadas más rápido guiándose a partir de la actividad registrada en la data room.

Opciones adicionales que pueden condicionar el precio de una virtual data room

Además de las herramientas básicas, las virtual data room pueden mejorar la experiencia de usuario con una serie de funcionalidades adicionales muy útiles.

Branding

Algunas VDRs pueden personalizarse para replicar la identidad de marca del cliente o incluso funcionar como un software de etiqueta blanca. La personalización ayuda a los usuarios a construir una imagen más sólida de cara a inversores y socios.

Seguridad avanzada

Además de las funcionalidades básicas de seguridad, una virtual data room puede permitir a los usuarios mejorar la manera en que se gestiona su información confidencial. Si bien funciones como restricciones por IP, gestión de roles de usuario, single sign-on o cifrados personalizables tienen una importancia variable dependiendo del proyecto, las plataformas que disponen de estas funciones tan complejas suelen ser las más eficientes.

Amplia disponibilidad y accesibilidad

La posibilidad de acceder a la data room desde cualquier dispositivo o plataforma puede aumentar considerablemente la manera en que se gestiona una operación. Esto incluye opciones como acceso por web, teléfono y tablet y gestión de riesgos integrada. En algunos casos, esto se suele incluir dentro del precio de la data room.

Gestión de documentos automatizada

Cuando las VDRs facilitan proyectos de gran escala con un volumen grande de archivos, gestionar los documentos puede consumir mucho tiempo. Algunos proveedores ofrecen instrumentos controlados por inteligencia artificial que ayudan a estructurar su virtual data room de acuerdo a las preferencias de los usuarios.

El mejor data room virtual: una comparación

Aquí tiene un breve resumen de las mejores data rooms para M&A y due diligence disponibles en el mercado actualmente, las funcionalidades que ofrecen y sus modelos de precio.

¿Es el precio el factor más importante al elegir una data room virtual?

Si bien el precio de una data room desempeña un papel importante en la experiencia de usuario, no debe servir como la base para comparar todas las VDRs disponibles. En su lugar, aconsejamos enfocarse en los factores que han condicionado el precio de cada proveedor e intente ver si encajan con las necesidades específicas de su proyecto.

También puede visitar nuestra página principal para descubrir más sobre las principales data rooms virtuales y otros factores a considerar para seleccionar la más adecuada para su caso.