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Las operaciones de M&A pueden ser muy exigentes para todas las partes involucradas. Suelen requerir de muchas tareas repetitivas y tediosas como solicitar y revisar documentos, lo cual prolonga el proceso y puede hacerlo ineficiente.
Afortunadamente existe una solución para facilitar este procedimiento: una data room para M&A, una plataforma diseñada para transacciones complejas y que permite a los usuarios trabajar de manera eficiente durante cada etapa de la operación.
¿Qué es una data room para M&A?
Una data room virtual es un repositorio en la nube de máxima seguridad que se utiliza para almacenar y compartir información confidencial entre todas las partes involucradas en una transacción corporativa compleja. Las VDR (por sus siglas en inglés) garantizan un entorno seguro para operaciones de M&A que no se puede conseguir con métodos tradicionales de almacenamiento en la nube. Es más, las mejores data rooms ofrecen a todos los participantes las funcionalidades necesarias para conseguir una colaboración fluida y un ágil flujo de trabajo.
Las virtual data rooms para M&A son muy útiles al momento de due diligence, o sea al examinar documentos corporativos durante este tipo de transacciones. Sin embargo, es necesario mencionar que el uso de una data room para la diligencia debida es solo eficiente cuando se sigue una estructura clara y consistente para todos los documentos disponibles.
Esto nos lleva a una pregunta importante: ¿cómo se pueden organizar los documentos y las carpetas importantes en una data room para hacer el proceso más fácil para todos los participantes?
Guía: preparación de una data room para M&A
A continuación veremos una guía paso a paso para configurar y organizar una virtual data room para M&A / due diligence:
1. Compile y estructure la documentación
Es importante identificar todos los documentos necesarios y evaluar cómo organizarlos por categorías y temas, así como designar carpetas específicas. Siempre es una buena práctica crear un plan para la virtual data room a partir de las siguientes preguntas:
- ¿Qué documentos se necesitarán durante el proceso de due diligence?
- ¿Cuánto espacio de almacenamiento se necesita en la data room para guardar todos los documentos?
- ¿Cuántos usuarios se espera que trabajen en la data room?
Necesitará segmentar el proceso en tareas más pequeñas y fáciles de gestionar, y a partir de ello crear una lista. Esto hará la subida de archivos mucho más fácil y habrá menos probabilidad de olvidar documentos importantes durante la organización de carpetas.
2. Designe administradores
En este paso tiene que pensar en las responsabilidades de los administradores. Estas usualmente incluyen asignar los permisos de usuarios, crear y gestionar carpetas, invitar a otros usuarios y ocuparse del mantenimiento de la data room. Tiene que buscar un equilibrio al ofrecer acceso a la data room a nuevos participantes, dado que invitar a más usuarios conlleva a una mayor transparencia y mejor comunicación.
Es recomendable designar al menos dos administradores para monitorizar toda la actividad dentro de la data room para M&A. Esto también ayudará a acelerar el proceso de preparación de la VDR.
3. Suba todos los documentos
Tendrá que subir todos los archivos relevantes que se utilizarán durante la operación. Es también importante actualizarlos regularmente. Un documento con información desactualizada no tiene mucho valor para una operación de fusión y adquisición, con excepción de algunos documentos financieros. Es buena práctica también revisar frecuentemente qué documentos siguen siendo relevantes y útiles para evitar ocupar espacio de almacenamiento de manera innecesaria. La capacidad de almacenamiento puede ser muy cara, así que lo mejor es usarla de manera eficiente.
No olvide eliminar documentos innecesarios de las carpetas, como cachés de vista previa y archivos temporales. Existen varias maneras de subir documentos a las data rooms, incluyendo:
- Subidas directas. Los administradores suben manualmente todos los documentos a la data room.
- Sincronización de carpetas locales. El usuario que sube los documentos puede organizar la estructura de carpeta desde un dispositivo de almacenamiento local y sincronizar el contenido con la data room.
- Delegación de subidas. Los archivos subidos a una data room van a una carpeta de preparación desde la cual un administrador puede revisarlos y aprobarlos.
4. Invite a otros usuarios autorizados
Cuando se trata de invitar a otros usuarios a su VDR, la seguridad es el factor más importante durante. Las VDR ofrecen una variedad de herramientas de seguridad, como autenticación de dos factores, cifrados avanzados, marcas de agua digitales, permisos de usuario y seguimiento de actividad.
Cuando invite a nuevos usuarios a su virtual data room, considere las siguientes preguntas:
- ¿A qué documentos se debe restringir el acceso?
- ¿Qué usuarios deben tener autorización para editar los documentos?
- ¿Es posible hacer un seguimiento de la actividad de usuario dentro de la data room?
- ¿Es necesario que los nuevos usuarios firmen un contrato de confidencialidad?
Después de responder a estas preguntas, podrá decidir qué compartir con compradores potenciales y otras partes interesadas. Tenga en cuenta que tener a mucha gente involucrada en una operación aumenta la probabilidad de una filtración de información. Solo debe dar el acceso de su virtual data room a las personas indicadas, y los administradores deben hacer seguimiento de la actividad de los usuarios de manera continua para evitar cualquier filtración.
5. Mantenimiento continuo de la virtual data room
Una vez haya configurado todo, el siguiente paso es mantener su VDR en correcto funcionamiento. Asegúrese de mantener los documentos actualizados, gestionar comentarios y preguntas en la sección correspondiente, y administrar los permisos de usuario y grupos. Los administradores de las data rooms deben revisar la actividad de los usuarios para comprender qué documentos son los más interesantes para compradores e inversores potenciales.
Lista de documentos a incluir en una data room para M&A
Los documentos más frecuentes en una operación de fusiones y adquisiciones son:
- Documentos legales (estructura legal y administrativa de la compañía, registro mercantil, lista de propiedad intelectual y marcas registradas, estatutos)
- Propiedad intelectual (licencias, aprobaciones, permisos y certificados)
- Acuerdos (acuerdos de accionistas, lista de todos los contratos de arrendamiento)
- Lista actualizada de accionistas, oficiales y directores
- Clientes (modelos de contrato de cliente, lista de los 20 clientes o canales más importantes para la compañía)
- Documentos de proveedores (contratos de los tres proveedores más importantes)
- Documentos de RRHH (modelos de contrato, CV de personal clave, información de empleados, contratos de empleados clave)
- Finanzas e impuestos (cuentas fiscales, acuerdos de financiación, estados financieros auditados)
- Lista de pólizas de seguros
- Informes de gestión y plan de negocio actualizados
Los beneficios de una virtual data room para las operaciones de M&A
Las mejores virtual data rooms para M&A ofrecen mucho valor para compañías involucradas en operaciones complejas. Aquí describimos las ventajas más importantes de usar una VDR para una fusión o adquisición, a la misma vez que para due diligence.
Seguridad
Las mejores data rooms cuentan con herramientas de máxima seguridad, incluyendo seguimiento de actividad y documentos, cifrado y marcas de agua. Usar estas funciones permitirá reducir el riesgo de una filtración de datos en una operación compleja. La certificación ISEO 27001 al elegir su proveedor es muy importante, así que preste atención a esta característica a la hora de elegir su virtual data room.
Fácil colaboración
Se puede acceder a una virtual data room desde cualquier lugar, en cualquier momento, gracias a que los documentos están almacenados en la nube. De esta manera, los usuarios pueden beneficiarse de un canal integrado de comunicación y herramientas de colaboración. Una virtual data room ayuda a mantener toda la información organizada y permite gestionarla fácilmente. La sección de Q&A (preguntas y respuestas) será útil a la hora de encontrar soluciones para las preguntas más frecuentes. Además, la Q&A tool le facilitará la tarea de comunicación en la misma virtual data room.
Ahorros de tiempo y coste
Usar una VDR elimina la necesidad de viajar para la revisión de documentos. Además, ya no es necesario alquilar una data room física, dado que todo está almacenado en la nube y se puede visualizar con tan solo una conexión a Internet.
Seguimiento de actividad de usuarios
Como usuario de virtual data room, obtendrá un panel de control desde el cual podrá ver la actividad de los usuarios para cada documento dentro de la data room. Los administradores tienen control total de los documentos.
Una virtual data room es una solución avanzada para una colaboración eficiente y ofrece gran valor para todo proceso de fusión o adquisición. Visite nuestra página principal para explorar las mejores data rooms para M&A de los principales proveedores en el mercado.