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El sector de las data rooms continúa acelerando las transacciones a nivel global gracias a soluciones innovadoras y tecnologías en constante desarrollo. El due diligence es el ejemplo perfecto de cómo una data room virtual es clave para el éxito de un proyecto.
Explore cómo funciona un proceso moderno de due diligence y vea algunos consejos clave para elegir la data room ideal para su proyecto.
Qué es due diligence y cuándo es necesario
En el mundo corporativo, due diligence se refiere al proceso de realizar un análisis detallado de documentos para evaluar el potencial y valor comercial de un proyecto. Algunos ejemplos son:
- Explorar las oportunidades de una posible compra
- Adquisición de activos inmobiliarios, equipos u otros
- Fusiones corporativas
- Diversificación de cartera de inversiones
- Donaciones caritativas significativas
Anteriormente, los procesos de due diligence solían tomar mucho tiempo y esfuerzo ya que necesitaban el trabajo de varios expertos y enormes cantidades de información. Es más, una data room para due diligence era un espacio físico que requería la presencia de las partes autorizadas.
Sin embargo, con el reciente crecimiento del mercado de virtual data rooms, las compañías han empezado a digitalizar sus procesos de due diligence, ahorrando tiempo y dinero. Probablemente el mayor cambio ha tenido lugar en el sector de fusiones y adquisiciones (M&A).
Due diligence como etapa de un M&A
Los encargados de una fusión o adquisición confían ampliamente en tecnologías de data rooms, ya que así obtienen un flujo de trabajo cómodo y seguro. Una plataforma adecuada es capaz de ofrecer funcionalidades únicas e imprescindibles en cada etapa de la operación.
- Etapa 1: Premarketing. La parte vendedora recopila todos los documentos necesarios en una data room para preparar la transacción y tomar control de la situación.
- Etapa 2: Due diligence. La parte compradora accede a la data room para el due diligence para evaluar todos los documentos financieros, legales, comerciales y otros aspectos del rendimiento del vendedor.
- Etapa 3: Integraciones y operaciones post-fusión. Todas las partes usan la data room para garantizar una colaboración fluida y efectiva una vez se haya realizado la transacción.
¿Cuáles son los beneficios específicos de usar una data room para due diligence?
¿Cómo puede una data room virtual ayudar en un proceso de due diligence?
El mayor desafío de un due diligence es compartir información sin poner en riesgo su confidencialidad. Esto significa que muchas personas con diferentes roles y privilegios tendrán que acceder a los datos de manera conveniente y segura. Aquí es donde los proveedores de data rooms virtuales ofrecen las siguientes opciones:
- Una fuerte protección de datos desde cada ángulo posible, incluyendo control de acceso dependiendo del nivel de usuario y de documento.
- Canales de comunicación mejorados dentro de la data room para una toma de decisiones más rápida e informada.
- Informes detallados de actividad para ayudar a administradores a supervisar con atención todo el proceso, con especial atención a puntos débiles y a tareas que necesiten atención.
Cómo elegir una virtual data room para due diligence
El primer paso para realizar due diligence digital es seleccionar la data room virtual adecuada. Algunos aspectos a considerar son:
Seguridad del software y hardware
La tecnología de data rooms es una combinación de computación en la nube avanzada e instalaciones de almacenamiento físico de alta gama. Las siguientes opciones indican que una plataforma cumple con altos estándares de seguridad:
- Al menos un 98% de tiempo de actividad
- Copias de respaldo continuas
- Cifrado AES-256 bits para la transferencia de datos
- Protección de acceso no autorizado mediante autenticación de varios pasos
- Configuraciones versátiles de seguridad dentro de la data room
No es obligatorio, pero en el mercado puede encontrar proveedores que hacen uso de inteligencia artificial en su software.
Certificaciones y protocolos de seguridad
Otro indicador de la seguridad de la data room son los certificaciones con las que cuenta y los protocolos de organizaciones independientes con los que cumple:
- ISO 270001
- SOC 1 y 2
- RGPD
- HIPAA
- FISMA
Cabe decir, que un Google Drive no cumple con todos los requisitos de seguridad, necesarios para la diligencia debida o M&A.
Interfaz intuitiva
Una virtual data room eficiente tiene que ser avanzada tecnológicamente y, al mismo tiempo, fácil de usar. Por ejemplo, puede invitar a los usuarios solo añadiendo su correo electrónico. Una interfaz simple y organizada es siempre una buena plataforma para realizar transacciones.
Soporte disponible en múltiples idiomas
El equipo de soporte de la plataforma tiene que estar disponible 24 horas del día, 365 días al año y poder hablar en los idiomas que sean necesarios para asistir en transacciones internacionales.
Sección de preguntas y chat en línea integrado
Una comunicación rápida y efectiva es un factor clave para todo proceso de due diligence que quiera realizarse con éxito. Herramientas como una sección interna de preguntas (Q&A) o de chat en línea permitirán a todas las partes colaborar sin tener que salir de la plataforma. Además, Q&A ahorra tiempo ya que dependiendo del proveedor puede personalizar esta sección con sus propias preguntas y respuestas.
Demostración gratuita
Probar una data room virtual de manera gratuita puede ayudarle a asegurar que las funciones descritas líneas arriba funcionen directamente. Además, los usuarios nuevos pueden elegir usar el periodo de prueba (sin coste) para configurar y estructurar la data room para su propio proceso de due diligence.
Due diligence con data rooms en el futuro
Las data rooms pueden acelerar de manera significativa la due diligence para fusiones, adquisiciones, expansiones y otras operaciones. Si bien elegir una plataforma puede parecer complejo en primera instancia, saber cuáles son los principales factores a considerar hace la tarea más fácil, sobre todo teniendo en cuenta los enormes beneficios de encontrar la data room adecuada.