Data rooms virtuales: TOP 9 proveedores en México
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Software de data rooms virtuales: guía completa de comparación, casos de uso y pasos para elegir un data room perfecto
Un data room virtual (o sala de datos virtual) es un repositorio digital para almacenar, compartir e intercambiar documentos de manera segura. Si bien existe prácticamente una infinidad de maneras de usar un data room, los casos más comunes son operaciones de M&A, procesos de due diligence corporativa, gestión de proyectos y transacciones inmobiliarias.
Las tecnologías de data rooms virtuales están dominando las operaciones a nivel global. Algunos usuarios encuentran valor en trabajar en un entorno con seguridad de primer nivel, junto con la conveniencia de poder colaborar en línea. Otros buscan herramientas específicas y mecanismos para mejorar su flujo de trabajo usando los servicios de data rooms virtuales.
Lo que une a todos los usuarios de las virtual data rooms es la necesidad de trabajar con documentos altamente confidenciales, que deben ser protegidos por todos los medios con una seguridad de nivel militar. Muchas veces la seguridad de Google Drive no es suficiente, por lo que las empresas contratan los servicios de proveedores de data rooms virtuales.
En los últimos años, la tendencia hacia digitalizar los procesos de trabajo ha tomado un impulso sin precedentes. Compañías de todos los sectores han encontrado beneficios únicos en la colaboración y la toma de decisiones remota.
Las plataformas de virtual data rooms desempeñan un papel crucial en este cambio a nivel global, dado que están diseñadas para ocuparse del factor más importante en el envío de documentos en línea: la seguridad. Una filtración de datos confidenciales puede tener repercusiones catastróficas, especialmente para operaciones de alto nivel, las cuales son el enfoque principal de una sala de datos virtual y de todos sus usuarios.
¿Qué industrias utilizan los data rooms virtuales?
Los proveedores de virtual data room ofrecen soluciones para todo tipo de usos. Sin embargo, los usuarios principales de estas tecnologías se encuentran en los siguientes sectores:
- Finanzas (M&A y due diligence)
- Tecnología
- Sector legal
- Banca de inversión
- Sector inmobiliario
- Sector de salud y farmacéuticas
Si bien las compañías de las industrias mencionados cumplen diferentes propósitos, todas comparten una necesidad a la hora de utilizar un data room. La plataforma tiene que garantizar la seguridad a múltiples niveles estableciendo políticas estrictas y cumpliendo con los estándares que marca la industria.
Junto con la seguridad, la data room virtual tiene que ofrecer las herramientas necesarias para todos los posibles casos de implementación, especialmente para M&A y due diligence.
Los casos de uso más populares de una virtual data room
Los usos que se les dan a los data rooms suelen definir la dirección de las innovaciones y el desarrollo en el sector. Actualmente, los proveedores se enfocan en ofrecer servicios y herramientas para:
Fusiones y adquisiciones
Las fusiones y adquisiciones (M&A) siempre involucran una serie de transacciones y procesos complejos. Un data room virtual puede ayudar a agilizar todo el flujo de trabajo al centralizar toda la documentación para ofrecer beneficios específicos en cada etapa de la operación de M&A. Por ejemplo, el equipo de marketing puede usar el software para compartir materiales y recibir comentarios, mientras que el departamento de RRHH puede subir los contratos de los empleados y otros documentos necesarios para F&A.
Due diligence
Las revisiones exhaustivas de documentos son parte de toda transacción importante, incluyendo adquisiciones, inversiones y muchas más. Un data room puede servir tanto como un repositorio de documentos como una plataforma para la colaboración e interacción de todas las partes involucradas en el proceso de due diligence (diligencia debida).
Financiación
El mayor desafío al buscar financiación de manera remota es encontrar un buen número de participantes potenciales y presentarles su idea de manera segura. En este caso, un data room permite a los captadores de capital monitorizar el proceso, evaluar los niveles de entusiasmo y compartir la información indicada con cada posible inversor.
Auditorías
Una virtual data room segura es también una excelente solución para realizar auditorías, especialmente financieras. La data room ofrece la transparencia necesaria gracias a opciones para realizar seguimiento de actividades y gestionar los permisos de los usuarios. De esta manera, se puede llevar a cabo una auditoría de manera más rápida y productiva que con data rooms tradicionales.
Oferta pública de venta – OPV
Una oferta pública de venta (IPO) es un proceso de múltiples niveles que requiere de la experiencia de diferentes participantes, como banqueros de inversión y abogados. Una virtual data room permite segmentar el proceso por fases y observar detalladamente el progreso en general.
Intercambio seguro de documentos
Compartir información confidencial es también importante para la gestión de juntas directivas, expansiones, reestructuraciones y muchos otros procedimientos. Un software de data room que cumpla con las necesidades específicas de cada proyecto, que garantice la seguridad al más alto nivel y que ofrezca herramientas versátiles siempre será una adición indispensable para la organización del flujo de trabajo.
Características de seguridad de un data room virtual
Los proveedores de data rooms virtuales tienen a la seguridad como máxima prioridad, y no sin razón, dado que es la base para el éxito de toda transacción remota. Un software eficiente puede mejorar enormemente la manera en que se gestiona información confidencial, automatizando la mayoría de procesos y reduciendo el riesgo de error humano.
Existen varios factores importantes a considerar al evaluar las apuestas de seguridad de diferentes proveedores. Estos son:
- Certificaciones y protocolos de seguridad. Los proveedores de data rooms deben tomar todas las medidas necesarias para cumplir con los estándares de la industria, especialmente para M&A y due diligence. Algunos ejemplos de certificaciones y protocolos requeridos para file sharing son: ISO/IEC 27001, SOC (1, 2, 3), RGPD, HIPAA, entre otros.
- Seguridad física. Dado que son servidores físicos los que hacen funcionar un data room, es importante saber dónde se encuentran los centros de datos de la virtual data room y cómo el proveedor asegura su mantenimiento. Algunos proveedores cuentan con sus propias instalaciones para almacenar datos, mientras que otros utilizan los servicios de terceros como Amazon Web Services o Microsoft Azure.
- Permisos de acceso. No todos los usuarios de una virtual data room cuentan con los mismos niveles de acceso y privilegios. Las plataformas deben permitir la asignación de permisos específicos dependiendo del papel de cada individuo o grupo, e incluso poder limitar el acceso a secciones particulares de la data room.
- Protección visual de documentos. Incluso los usuarios autorizados pueden accidentalmente comprometer la seguridad de la información accediendo a la data room en un espacio público. Por este motivo, los proveedores de plataformas avanzadas ofrecen funcionalidades de visionado seguro como vista de valla y escudo automático.
- Acceso a documentos. Un buen software de virtual data room permite a los usuarios configurar las condiciones de seguridad para cada documento. Por ejemplo, pueden facilitar la asignación de una fecha de caducidad para el archivo, exigir la firma de un NDA (contrato de confidencialidad), términos de acceso y más.
- Informes de actividad de usuario. Los proveedores con más experiencia saben lo importante que es poder tomar el pulso a la transacción en cualquier momento con informes del desarrollo en general y de la actividad de cada participante en particular.
- Borrado remoto. Servicios como eliminación remota, límites de impresión y restricciones de capturas de pantalla y descargas pueden mejorar la sensación de control y la confianza de los usuarios.
Cómo elegir la mejor data room virtual : 6 simples pasos
El paso más difícil al transferir su proyecto a un data room virtual es seleccionar el software adecuado. La data room definirá qué tan rápido se cerrará la transacción y qué tan conveniente será el proceso para todas las partes involucradas.
Teniendo en cuenta la abundancia de ofertas en el mercado de data room virtuales, lo mejor es seguir una guía paso-a-paso para tomar la decisión adecuada. Los pasos para elegir la mejor plataforma son los siguientes:
Paso 1: Defina un presupuesto conveniente para su caso
Los servicios de data rooms varían en coste dependiendo del tamaño de la compañía del usuario, el tipo del proyecto y las políticas de precio de cada proveedor de data rooms. Para calcular un presupuesto aproximado, lo mejor es tomar una referencia a partir de comentarios de clientes previos de cada proveedor.
Paso 2: Identifique los proveedores de data rooms virtuales disponibles
El siguiente paso es crear una lista de proveedores disponibles en su localidad (ya sea México, España, El Salvador, Costa Rica o cualquier otro país, que ofrezcan una plataforma segura en base a precio, regiones de operación y experiencia en el mercado. Este paso incluye revisar los sitios web de cada uno, o bien visitar sitios web que ofrecen comparaciones, y evaluar las características relevantes.
Paso 3: Defina las funciones que necesita de un data room
Cada caso requiere funcionalidades específicas. En este paso tendrá que definir los servicios y herramientas que tendrán valor en su proyecto específico (certificaciones necesarias para la due diligence y M&A, comodidad a la hora de hacer gestión de proyecto, función de invitar a usuarios por correo electrónico, etc.)
A veces son necesarias funciones de marca de agua, seguimiento de actividad en tiempo real, integración con Microsoft Office, o bien inteligencia artificial, sección de preguntas y respuestas (Q&A), invitaciones masivas por correo electrónico. Los proveedores más populares prácticamente siempre ofrecen estas funciones.
Paso 4: Compare los proveedores de data rooms
El siguiente paso es crear una lista con las plataformas que cumplan con los criterios descritos anteriormente. Bastará con seleccionar dos o tres proveedores, que puede encontrar en la nuestra selección de arriba.
Paso 5: Póngase en contacto con los proveedores
Una vez haya identificado a las compañías a considerar, es hora de ponerse en contacto con sus equipos de soporte para hacer preguntas sobre sus servicios, realizar una estimación del coste de proyecto, solicitar una demo y abordar cualquier posible pregunta.
Paso 6: Solicite una demostración de la data room
Una demostración de la plataforma en tiempo real puede ayudarle a tomar una decisión más informada. Además, si se ofrece un free trial, puede aprovechar este período de prueba de la data room para comprobar que le es conveniente y que cumple con todos sus requisitos.
Beneficios de una virtual data room para las empresas
Los data rooms han cambiado completamente la manera en que se llevan a cabo transacciones complejas. No solo es más fácil procesar operaciones en el espacio digital, sino también más seguro y más rápido en comparación con otras soluciones disponibles anteriormente, como las salas de datos tradicionales. Los principales beneficios son:
- Protección certificada de los documentos
- Control de acceso
- Control de la actividad de los usuarios
- Ahorro de tiempo
- Ahorro de financiación
- Grupos con funciones de acceso personalizadas
- Función de informes
- Control de las acciones en tiempo real
- Q&A (preguntas y respuestas)
- Soporte 24/7/365
- Uso de inteligencia artificial (en algunos casos)
Un data room virtual puede mejorar enormemente cualquier proceso con mayor protección de documentos, control de actividad de usuarios y un nivel de conveniencia nunca antes visto. Además, los data room virtuales son mucho más baratas que sus contrapartes físicas, las salas de datos, que por el tiempo de ahora van desapareciendo a favor de los data rooms virtuales.
Esto significa que absolutamente cualquier proyecto se puede beneficiar de una virtual data room seleccionada correctamente, y cuanto más pronto se inicie la transición digital, mejor será para el crecimientro de su empresa.
FAQ
¿Qué es un data room virtual?
Un data room virtual es una plataforma digital creada para almacenar y compartir documentos confidenciales de forma segura. Suele utilizarse durante procesos de fusiones y adquisiciones, diligencia debida, recaudación de fondos o procesos legales. Permite a las partes autorizadas acceder a archivos confidenciales, visualizarlos y colaborar en ellos, al tiempo que garantiza la seguridad y el control total sobre los datos.
¿Cuáles son los data rooms más populares en México?
Los proveedores de data rooms más populares en México son Ideals, Datasite, Onehub, e Intr
¿Cuánto tiempo se tarda en preparar un data room?
El tiempo necesario para crear un data room puede variar en función del proveedor, la complejidad del proyecto y la cantidad de datos que deban organizarse y cargarse. Por lo general, la instalación de un data room puede llevar desde 15 minutos hasta varias horas o incluso días, incluyendo la configuración de los parámetros de seguridad, la carga de documentos, su esctructuración y la personalización de los permisos de acceso de los usuarios.
¿Cuál es el precio habitual de un data room?
El precio medio de un data room puede variar en función del proveedor, las funciones incluidas, el nivel de seguridad, la capacidad de almacenamiento y la duración del uso. Según el modelo de tarificación, los precios pueden oscilar entre unos cientos de dólares y varios miles de dólares al mes. La estructura de precios óptima es una cuota mensual fija.
¿Por qué las empresas utilizan data rooms virtuales ?
Las empresas utilizan los data rooms virtuales para almacenar, gestionar y compartir de forma segura información confidencial con partes autorizadas durante procesos de fusiones y adquisiciones, due diligence, recaudación de fondos, salidas a bolsa (OPV), transacciones legales y cumplimiento de normativas. Los data rooms ofrecen funciones de seguridad avanzadas para garantizar un acceso totalmente controlado durante estas actividades cruciales.
¿Puedo utilizar un data room virtual como lugar de repositorio?
Sí, los data rooms virtuales pueden utilizarse como solución de almacenamiento seguro para documentos y archivos confidenciales. Con funciones como controles de acceso granulares, marcas de agua personalizables, autenticación de dos factores, destrucción remota, etc., los data rooms pueden funcionar como una solución de almacenamiento seguro que ofrece un acceso a los datos totalmente controlado y autorizado.
¿Qué es mejor, un data room tradicional o un data room virtual?
La elección entre un data room tradicional y uno virtual depende de las necesidades específicas. Los data rooms virtuales ofrecen las ventajas del acceso remoto, funciones de seguridad mejoradas, facilidad de colaboración y rentabilidad. Sin embargo, los data rooms tradicionales pueden ser preferibles en situaciones en las que son necesarias la presencia física y las interacciones cara a cara.
¿Los data rooms son una buena inversión?
Los data rooms definitivamente son una inversión valiosa. En comparación con las soluciones de almacenamiento tradicionales, los data rooms virtuales garantizan una mayor seguridad, gestión de documentos y colaboración, lo que a la larga se traduce en un ahorro de costes. Sin embargo, el ROI de un data room virtual depende de las necesidades específicas de cada organización.
¿Cuál es el tiempo promedio de contrato con un data room?
El tiempo medio de contrato con un data room puede variar en función de factores como los requisitos específicos de la organización y la duración del proyecto o transacción. La duración de los contratos suele oscilar entre unos meses y un año o más, con opciones de renovación o prolongación en función de las necesidades de la organización.