Revisión de la data room virtual Box

Box es una data room virtual basada en la web que facilita el due diligence y la colaboración de equipos en las industrias financiera, de tecnología y de biociencia.

Box ofrece servicios de data room a diferentes industrias y es utilizada en procesos de due diligence para M&A, insolvencias y reestructuraciones, OPV, financiación, estudios clínicos, licencias de biotecnología, entre otros sectores. Suele elegirse por su coste asequible y por la facilidad de colaboración entre equipos. Las compañías de pequeña escala pueden confiar en su funcionalidad en los términos más simples.

Características de seguridad

Los datos en Box cuentan con protección por cifrado de 256 bits, lo cual ayuda a asegurar que los datos sean compartidos únicamente con personas autorizadas. Los miembros de los equipos reciben permisos granulares para acceder únicamente a los documentos y archivos que estén autorizados para visualizar, editar y descargar. El propietario de los datos puede restringir las impresiones y el copiado de documentos confidenciales dentro del ecosistema de la data room. Este proveedor también permite configurar un límite de tiempo durante el cual el usuario pueda acceder o usar los archivos dentro de la data room. El acceso a la data room se realiza con un sistema de autenticación de dos factores para máxima seguridad y puede gestionarse desde un dispositivo móvil por un usuario autorizado.

Box permite limitar el acceso por IP, con lo cual se puede controlar cuántos dispositivos acceden a los archivos. También permite agrupar a usuarios que necesiten el mismo nivel de acceso bajo un nivel de permisos predeterminado.

Como una data room virtual diseñada para agilizar el envío de documentos entre equipos e individuos, facilita para la mayoría de los usuarios el trabajo de la manera más segura y sin limitaciones geográficas. Así es como lo hace:

• Personalización. Box le permite personalizar documentos con diseños y colores únicos que cumplan con la imagen de su compañía. También puede añadir marcas de agua con su logo en documentos como prueba de propiedad y originalidad.
• Firmas electrónicas. Los usuarios pueden adjuntar firmas a los documentos y son notificados cuando se realizan cambios en su mismo nivel de acceso.
• Enlaces convenientes. El sistema permite a los usuarios crear enlaces únicos que pueden compartir de manera confidencial con otros usuarios para un acceso más fácil.
• Amplia variedad de formatos compatibles. Box es compatible con una variedad de formatos de archivo usados en diferentes industrias: JavaScript, PDF, RTF, entre otros. Esto le permite subir diferentes tipos de archivos con total seguridad.
• Subida drag-and-drop. Una herramienta simple que le permite subir cuantos archivos necesite en una sola acción, sin necesidad de buscar en diferentes carpetas, tan solo arrastrando y soltando en el recuadro correspondiente.
• Indexado intuitivo. Con Box, es muy fácil encontrar cualquier documento gracias a su estructura de indexado y numeración.
• Interfaz en múltiples idiomas. La data room está disponible en varios idiomas, haciendo muy fácil la colaboración con otros participantes sin limitaciones.

Precios

El modelo de precio de este proveedor cuenta con un precio fijo y permite a los usuarios disfrutar de un periodo de prueba gratuito de 14 días. Cuenta con dos paquetes que permiten al cliente pagar 15$ o 5$ por persona mensualmente según las funcionalidades solicitadas.

Pros y contras

La mayoría de personas utilizan Box para colaborar en equipos y enviar archivos de manera más confiable y segura. Cuenta también con un servicio de soporte disponible las 24 horas del día para ayudar a formar a los usuarios.

Los datos cuentan con copias de respaldo seguras y estas son escaneadas en busca de virus. De esta manera, los documentos se mantienen protegidos. Además, Box es accesible desde dispositivos iOS y Android de manera segura y eficiente.

En cuanto a sus desventajas, la plataforma cuenta con un diseño muy básico que limita su uso. Por tal motivo, no es considerada como una data room eficiente para due diligence, sino como una plataforma barata que facilita la ágil colaboración entre equipos.