Las data room virtuales (VDR por sus siglas en inglés) tienen buena parte de responsabilidad en el éxito de una empresa. Se trata de un sistema de gestión de datos e información que tiene el potencial de contribuir significativamente en la realización de los objetivos de un negocio.
Configurar una VDR de manera adecuada es lo que marcará el rumbo de los proyectos, pues, utilizarla hace posible optimizar los procesos administrativos y corporativos, blindar la información confidencial, organizar archivos y optimizar las transacciones. En esta guía gratuita, te explicamos paso a paso cómo configurar tu propia sala de datos virtual.
¿Qué es una sala de datos virtual?
Las salas de datos virtuales son entornos digitales seguros diseñados para almacenar, organizar y compartir información clave, indispensable para gestionar transacciones empresariales.
Este tipo de plataforma es el puente por el que las partes involucradas en los procesos pueden intercambiar información entre sí, pero de manera rápida, eficiente y segura, sin correr el riesgo de que haya una fuga de datos que puedan comprometer sus intereses o acuerdos.
Además de la seguridad, las virtual data rooms proporcionan un espacio digital propicio para almacenar e intercambiar grandes volúmenes de documentos, realizar un seguimiento de la actividad de los usuarios y garantizar el cumplimiento normativo.
¿Por qué las empresas utilizan data rooms virtuales?
En 2024, el tamaño del mercado de las VDR se valoró en $2.420 millones de dólares y se proyecta que mantenga una tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR) del 22,2% entre 2025 y 2030.
Pero, ¿cuál es la incidencia del crecimiento significativo de este mercado? Básicamente, porque las salas de datos ofrecen una respuesta contundente a la gestión de procesos como fusiones y adquisiciones, ofertas públicas iniciales (IPO), due diligence y rondas de financiación, entre otros.
Y es que todas las empresas, sin excepción, tienen la necesidad de cumplir con las normas preestablecidas para los debidos procedimientos. Algo que solo es posible a través de un sistema que organice los datos, los mantenga seguros de vulnerabilidades y facilite el intercambio y la gestión de los elementos entre las organizaciones. Estos son algunos de los beneficios que obtienen las empresas al crear una VDR:
- Garantía de cumplimiento: Las virtual data rooms permiten a las empresas cumplir con regulaciones como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA), entre otras. Mediante su control de acceso granular, seguimiento de la actividad de los usuarios y encriptación de datos, al ente le es posible demostrar en auditorías que cumple con las normas.
- Organización documental: También ejercen como plataforma para almacenar y organizar archivos digitales masivos. Sus herramientas de indexación, búsqueda avanzada y categorización hacen que sea fácil y rápido encontrar cualquier tipo de documento, agilizando los procesos de revisión y análisis.
- Seguridad y privacidad para información confidencial: La seguridad es otra de las razones principales por las que las empresas utilizan una sala de datos virtual. Ofrecen cifrado de datos en tránsito y en reposo, autenticación de dos factores y controles de acceso basados en roles.
- Colaboración mejorada: Abogados, consultores, inversores y directivos pueden compartir, revisar y subir documentos de manera segura y eficiente, desde cualquier lugar y en cualquier momento. Las herramientas de colaboración integradas, como los comentarios y las anotaciones, agilizan la comunicación y la toma de decisiones.
Cómo configurar una sala de datos virtual: Guía paso a paso
Una data room virtual bien configurada es la llave para alcanzar los objetivos de cualquier empresa, porque mantiene los documentos seguros y organizados, agiliza los procesos internos y facilita una colaboración eficiente entre todas las partes involucradas. Sigue estos pasos para configurar tu propia VDR con éxito, desde la fase de planificación hasta la gestión continua:
1. Elige un proveedor de data room apropiado
Elegir el proveedor adecuado para tu sala de datos virtual es, además del primer paso del proceso, el más crucial. La decisión que tomes aquí sentará las bases para el funcionamiento de tu VDR y, por ende, de tus procesos empresariales.
Una mala elección puede generar problemas de seguridad, ineficiencias y costes inesperados. Cuando determines que ha llegado el momento de ‘casarte’ con un proveedor, ten en cuenta los siguientes criterios:
- Facilidad de uso: La plataforma debe ser intuitiva y fácil de usar para ti y todos los usuarios. Busca una VDR que se destaque por su fluidez, navegación clara, funciones de búsqueda eficientes y un diseño óptimo.
- Características y funcionalidades: Evalúa cuidadosamente funcionalidades como la compatibilidad de archivos (PDF, Google Docs, Excel, Sheets), la personalización del entorno con base a las características de tu empresa, los controles de acceso granulares y la monitorización de actividades.
- Precio: Los precios varían mucho. Algunos proveedores de data rooms de alta gama, como Intralinks o Datasite, tienen costos que muchas empresas valoran como muy costosos. Otros se van al extremo opuesto, pues solo ofrecen funcionalidades básicas. Lo recomendable es encontrar un equilibrio entre costo y características que se ajuste a tus necesidades y presupuesto.
- Soporte: La atención al cliente es fundamental, especialmente si no estás familiarizado con este tipo de plataformas. Verifica de que disponga de soporte 24/7 en tu idioma y por distintas vías (teléfono, correo electrónico, chat en vivo).
2. Determina la estructura de la información
Aunque la organización específica de los documentos varía según las características de cada empresa, hay categorías indispensables que aplican para resolver cómo configurar un data room. La estructura es clave para facilitar la navegación y el acceso a la información. Si tienes dudas de qué incluir, este puede ser tu punto de partida:
- Información general: Incluye la configuración y carga de documentos corporativos básicos, como estatutos, organigrama y presentaciones de la empresa.
- Financiera: Estados financieros auditados, informes contables, proyecciones financieras, información sobre impuestos.
- Documentos legales: Contratos, acuerdos, licencias, patentes, demandas.
- Recursos humanos: Datos de empleados, políticas de recursos humanos, planes de beneficios.
- Propiedad intelectual: Documentos relacionados con patentes, marcas registradas, derechos de autor, secretos comerciales.
- Operativa: Manuales operativos, políticas internas, procesos de producción.
- Clientes: Contratos con clientes, información de contacto, acuerdos de confidencialidad.
- Proveedores: Contratos, información de contacto y todo lo vinculante a la relación y los acuerdos con terceros.
- Marketing y ventas: Material de marketing, presentaciones de ventas, estudios de mercado.
- Due diligence (si aplica): Documentos específicos para el proceso de due diligence, organizados por área (financiera, legal, operativa).
3. Crea grupos de permisos
Los grupos de permisos específicos son ideales para gestionar de manera eficaz todo lo referente a los usuarios que forman parte de las data room virtuales. De tal manera, cada uno tendrá acceso específicamente a la información que le compete, que sea relevante para la función que cumple en el proyecto.
Prueba etiquetar estos grupos con carpetas que lleven nombres como ‘Inversores’, ‘Abogados’ o ‘Contadores’ y asigna a cada uno los permisos que correspondan, por ejemplo, si pueden descargar un archivo, imprimirlo o solo visualizarlo.
4. Agrega a los usuarios
Una vez hayas creado los grupos con sus respectivos permisos, es momento de elegir a los usuarios que los integrarán. Para hacerlo posible, tienes que tener bien definidos los roles de cada participante.
Todos los que formen parte de un grupo, deberán recibir datos de acceso únicos y seguros, como nombre de usuario y contraseña. En este proceso, dependiendo de la cantidad de personas, puede llegar a ser útil importar contactos desde archivos CSV u otros.
5. Añade archivos y documentos
Aquí entra en juego la información. Es momento de cargar archivos, documentos, estados financieros y demás datos relevantes que necesites incluir en tu data room virtual. Completar esta fase será fácil si sigues la estructura sugerida en los pasos anteriores.
Asegúrate de que los documentos estén en formatos compatibles y optimizados para su visualización online. Ponles nombres fáciles de leer, claros, sin caracteres o palabras confusas. Utilizar herramientas de indexación y categorización te servirá de apoyo para simplificar el acceso a la información.
Las claves para configurar con éxito tu VDR desde el principio
Al final, lo que determinará el éxito en la configuración de una sala de datos virtual es la atención a los detalles. Lograrlo, implica ir un par de pasos más allá de lo básico. Los procesos funcionarán en la misma medida en que la información sea curada y organizada durante la creación de la VDR. Los siguientes aspectos son esenciales.
Documentos siempre actualizados
Las virtual data rooms son un reflejo dinámico de la información de las empresas. Por ello, te recomendamos establecer un protocolo para la actualización regular de los documentos. Designa responsables que revisen y carguen nuevas versiones, eliminando archivos obsoletos.
Algunas data rooms tienen como opción acceder a historiales de cambios y versiones anteriores, algo que puede volverse un problema al renombrar archivos. Es posible evitarlo con esta solución, precisa para que los miembros de los distintos equipos tengan la certeza de que están accediendo a la información más reciente.
Opciones de personalización/marca
La imagen también cuenta, y mucho. Personalizar la sala de datos con el logotipo y los colores de tu empresa refuerza tu marca y genera una experiencia más profesional para los usuarios.
Algunas VDRs tienen opciones de personalización y configuración que adaptan la apariencia de la sala de datos a tu identidad corporativa, lo que además te servirá mucho al momento de hacer presentaciones para clientes o inversores.
Preferencias de seguridad
La seguridad de una VDR es más que las tecnologías de encriptación y los controles de acceso básicos. Hay alternativas que superan el alcance de estos controles, como las opciones de seguridad granulares. Estas tienen el potencial de establecer, por ejemplo, restricciones de visualización, lo que impide la descarga o impresión de documentos confidenciales.
Utiliza grupos de permisos para segmentar el acceso a las carpetas y archivos de manera precisa. Implementa la autenticación de dos factores para agregar una capa más profunda de protección.
Cierre automático de sesiones inactivas
Esta función cierra automáticamente la sesión de un usuario después de un período de inactividad, lo que reduce el riesgo de que haya un acceso no autorizado si un dispositivo queda desatendido.
Algunos proveedores de data rooms, tales como Ideals ofrecen la posibilidad de configurar fechas de expiración para el acceso a la virtual data room, un recurso ideal para proyectos que tienen una duración determinada.
Análisis de datos en tiempo real
Una data room moderna también ofrece analíticas e insights valiosos sobre la actividad que acontece en sus entrañas. Algo que necesitarás comprender e identificar sí o sí para tomar decisiones trascendentes y ágiles en momentos críticos.
La característica monitorea los documentos que se consultan con mayor frecuencia, sectorizados por usuario. También identifica cuellos de botella en los procesos y contribuye a comprender el nivel de engagement de los usuarios.
¿Cuánto tiempo se tarda en configurar una sala de datos virtual?
La puesta en marcha de una sala de datos virtual es un proceso que requiere planificación y atención al detalle. Si bien algunas plataformas presumen de configuraciones ‘instantáneas’, la realidad es que el tiempo necesario para que esté operativa y segura puede variar considerablemente.
En nuestra experiencia, hemos visto proyectos sencillos que se completan en unas horas, pero también implementaciones complejas que llevan varios días. El factor clave es la organización previa de la información, la definición clara de los roles y los permisos de archivos. Si dedicas tiempo a planificar la estructura de tu VDR y a preparar cómo y cuándo subir documentos, el proceso de configuración será mucho más ágil y eficiente.
Puntos clave
- Una VDR es un espacio digital seguro para gestionar información confidencial en transacciones complejas.
- Las data rooms ofrecen soluciones esenciales, como el cumplimiento normativo, la organización eficiente de documentos y una colaboración rápida y segura entre los usuarios.
- Elegir el adecuado entre los posibles proveedores de data rooms es fundamental para disfrutar de un sistema fácil de usar, personalizable, con soporte 24/7 y a un precio competitivo.
- Configurar la sala de datos implica definir la estructura, crear grupos de permisos, añadir usuarios y subir documentos de manera organizada.
- Para optimizarla, mantén los documentos actualizados, personaliza la plataforma, utiliza opciones de seguridad avanzadas y analiza los datos de uso con frecuencia.