La gestión de las relaciones con los inversores y la recaudación de fondos son retos críticos para cualquier startup, sobre todo cuando se trata de compartir información sensible de forma segura.
Un data room virtual (VDR) proporciona un repositorio en línea seguro para los fundadores de startups, ayudando a agilizar la gestión de documentos, permitir la transparencia con los inversores y facilitar la diligencia debida durante las rondas de financiación.
En esta guía, exploraremos cómo configurar su trabajo con un proveedor de data rooms virtuales, centrándonos en qué incluir, cómo protegerlo y cuáles son las mejores prácticas para organizar sus documentos confidenciales.
¿Por qué utilizar un data room virtual para startups?
Hay múltiples razones por las que las startups utilizan soluciones de data rooms virtuales, desde la gestión de datos de la startup hasta un intercambio de archivos más seguro, pasando por un cumplimiento simplificado y una due diligence de los inversores más ágil, especialmente en comparación con los data rooms físicos.
Estas son las principales razones para utilizar data rooms para startups:
- Due diligence optimizada. Los data rooms virtuales agilizan el proceso de due diligence, ya que permiten compartir documentos de forma segura y en tiempo real. Un estudio de KPMG descubrió que el uso de tecnologías XaaS como los data rooms virtuales ayuda a cerrar acuerdos un 30 % más rápido que los métodos tradicionales, lo cual es esencial para las startups que se enfrentan a rondas de recaudación de fondos en las que el tiempo es un factor crítico. La capacidad de conceder a los inversores acceso inmediato a documentos clave minimiza los retrasos y aumenta la confianza de los inversores en la eficiencia de la startup.
- Protección de datos confidenciales. La cantidad de datos confidenciales generados a nivel mundial está creciendo exponencialmente, lo que hace que la protección de documentos confidenciales sea una prioridad para las startups. Se espera que el mercado de los data rooms virtuales crezca de 1000 millones de dólares en 2018 a 3660 millones de dólares en 2027, impulsado por la creciente preocupación por las violaciones de datos y el cumplimiento normativo. Al aprovechar los data rooms virtuales, las startups pueden garantizar que su propiedad intelectual, datos financieros y documentos confidenciales se mantengan seguros y accesibles solo para las partes autorizadas. El uso de funciones de seguridad de los data rooms, como el cifrado de datos y la autenticación multifactor, garantiza que la información confidencial esté protegida en una ubicación segura.
- Generar confianza en los inversores. La confianza de los inversores es fundamental para las empresas emergentes, y los data rooms virtuales bien organizados demuestran profesionalidad y transparencia. No es de extrañar que en 2022, el 67 % de la infraestructura informática corporativa estuviera basada en la nube, ya que se alinea con el uso de data rooms virtuales para agilizar las operaciones comerciales. El acceso en tiempo real que proporcionan los data rooms puede aumentar significativamente la confianza de los inversores, garantizando que la diligencia debida se gestione con rapidez.
- Simplificación del cumplimiento legal. Los requisitos reglamentarios, como el RGPD, han hecho que el intercambio y la gestión segura de documentos no solo sea una buena práctica, sino una necesidad legal. Los data rooms virtuales simplifican el cumplimiento y ayudan a las startups a garantizar que los documentos confidenciales se almacenen, compartan y accedan de acuerdo con las normas internacionales. A diferencia de un data room físico, una plataforma de data rooms virtuales ofrece una gestión mejorada del almacenamiento de datos, lo cual es crucial para salvaguardar la información confidencial.
Documentos clave que deben incluirse en los data rooms virtuales de las startups
Al preparar un data room virtual para la recaudación de fondos o la diligencia debida, el objetivo es que el proceso sea lo más fluido posible para los posibles inversores.
Como fundador, usted comprende la importancia de presentar los documentos clave de la startup en un formato organizado, seguro y fácil de navegar.
A continuación se ofrece un desglose detallado de los documentos críticos que deben incluirse en un data room virtual, centrándose en su relevancia e importancia para los inversores.
- Estados financieros. Los inversores quieren comprender a fondo la salud financiera de su startup, las transacciones financieras clave y el potencial de crecimiento. Para las startups en fase inicial, las proyecciones financieras detalladas suelen ser más importantes que los datos financieros históricos, ya que los inversores se basan en ellos para pronosticar los posibles rendimientos.
- Documentos legales. El cumplimiento legal y la estructura de su empresa son fundamentales para evitar responsabilidades o riesgos inesperados durante la diligencia debida.
- Tabla de capitalización. La tabla de capitalización es un documento fundamental que describe la estructura de propiedad de la empresa, detallando las participaciones de los fundadores, inversores y empleados. La transparencia en la tabla de capitalización genera confianza y evita sorpresas durante las negociaciones.
- Plan de negocio y presentación. Aunque los inversores revisan inicialmente las presentaciones, esperan ver un plan de negocio más detallado en los data rooms virtuales.
- Documentos de propiedad intelectual (PI). Los inversores quieren asegurarse de que la propiedad intelectual de su startup está protegida y es propiedad legal de la empresa.
- Contratos clave. Además de la propiedad intelectual, incluya contratos que demuestren que su startup ha cerrado asociaciones, proveedores o clientes clave. Estos son fundamentales para validar sus fuentes de ingresos, reducir el riesgo y mejorar la confianza de los inversores.
- Documentos de equipo y RR. HH. Los inversores necesitan evaluar el talento que impulsa la empresa. Estos deben protegerse con permisos de usuario para controlar el acceso.
- Documentación de productos y tecnología. Para las empresas tecnológicas emergentes, los inversores suelen necesitar una comprensión más profunda de su tecnología y su hoja de ruta de desarrollo.
- Estudio de mercado y análisis competitivo. Esta sección proporciona pruebas de su comprensión del panorama del mercado.
- Litigios históricos y pendientes. Los inversores tendrán que revisar cualquier riesgo legal asociado a su negocio.
Ahora, veamos qué documentos son esenciales en cada una de estas categorías. Esta es su lista de verificación detallada de documentos para data rooms virtuales:
| Categoría de documento | Tipo de documento | Descripción |
| Estados financieros | Cuentas de resultados | Muestra los ingresos, costes y beneficios de la startup durante un periodo concreto. Ayuda a los inversores a evaluar la rentabilidad y el rendimiento empresarial. |
| Balances | Proporciona una instantánea de los activos, pasivos y fondos propios de la empresa en un momento dado, ayudando a los inversores a evaluar la salud financiera de la empresa. | |
| Estados de flujos de tesorería | Realiza un seguimiento de los movimientos de entrada y salida de efectivo de la empresa, lo que ayuda a los inversores a evaluar la liquidez, la gestión de tesorería y la sostenibilidad. | |
| Proyecciones financieras | Predice los ingresos, gastos y beneficios futuros basándose en modelos de negocio e hipótesis de mercado. Fundamental para demostrar el potencial de crecimiento. | |
| Documentos jurídicos | Estatutos | Establece la existencia legal de la empresa, detallando su misión, jurisdicción operativa y estructura. |
| Estatutos o acuerdos de explotación | Describe el marco de gobernanza, el proceso de toma de decisiones y las funciones de las partes interesadas, garantizando el cumplimiento de la legislación. | |
| Acuerdos de accionistas | Define los derechos, las obligaciones y la estructura de propiedad de los accionistas, incluidos los derechos preferentes. | |
| Actas del Consejo de Administración | Registra las decisiones tomadas por el consejo de administración, demostrando buena gobernanza y transparencia. | |
| Propiedad intelectual | Patentes | Protección jurídica para las invenciones e innovaciones que dan a la empresa una ventaja competitiva. |
| Marcas | Protege la marca, el logotipo o el eslogan de la empresa, garantizando los derechos exclusivos sobre estos activos. | |
| Acuerdos de licencia | Contratos que conceden a terceros el derecho a utilizar la propiedad intelectual de la empresa a cambio de tasas o cánones. | |
| Tabla de tapas | Tabla de capitalización | Un registro detallado de las participaciones en la empresa, indicando el capital que poseen los fundadores, los inversores y los empleados. |
| Plan de empresa y Pitch Deck | Plan de empresa | Un documento exhaustivo en el que se detallan las oportunidades de mercado, la estrategia empresarial y los planes de crecimiento, y que sirve de guía para las operaciones y la ampliación de la empresa emergente. |
| Pitch Deck | Una presentación concisa que resume el modelo de negocio, el producto, la oportunidad de mercado y los objetivos financieros de la empresa, utilizada para atraer inversores. | |
| Contratos clave | Contratos con clientes | Acuerdos con los clientes que definen las condiciones de servicio, pago y entrega, y proporcionan un flujo de ingresos constante. |
| Acuerdos con proveedores y socios | Acuerdos formales que establecen asociaciones fiables y cadenas de suministro seguras. | |
| Arrendamientos o contratos inmobiliarios | Documentos que describen las condiciones de cualquier propiedad arrendada o en propiedad que la empresa utilice para sus operaciones. | |
| Equipo y documentos de RRHH | Contratos de trabajo | Acuerdos de empleo en los que se definen los salarios, las funciones y las cláusulas de no competencia del personal clave. |
| Acuerdos sobre acciones para empleados | Documentos que detallan las opciones sobre acciones o las acciones asignadas a los empleados como parte de su remuneración. | |
| Currículos ejecutivos | Perfiles detallados de los principales ejecutivos, con sus cualificaciones y experiencia. | |
| Documentación sobre productos y tecnología | Hoja de ruta del producto | Un esbozo estratégico de las características previstas del producto y las innovaciones futuras, esencial para demostrar la visión a largo plazo. |
| Documentación de la pila tecnológica | Detalles de las tecnologías utilizadas en el desarrollo de productos, cruciales para evaluar la escalabilidad y la innovación. | |
| Estudios de mercado y análisis de la competencia | Informes de estudios de mercado | Datos sobre el mercado objetivo de la startup, incluidos tamaño, tendencias y segmentación, que validan el potencial de negocio. |
| Análisis de la competencia | Una evaluación exhaustiva de los competidores, detallando los puntos fuertes y débiles y las estrategias de diferenciación. | |
| Litigios históricos y pendientes | Historial de litigios | Registros de litigios anteriores y sus resultados, importantes para evaluar el riesgo. |
| Asuntos jurídicos pendientes | Documentos relacionados con litigios en curso o potenciales, que podrían afectar a las operaciones o la valoración de la empresa emergente. |
Cómo organizar y asegurar su data room virtual
Un data room virtual bien organizado y seguro es fundamental para garantizar un proceso de due diligence fluido para los inversores. Como fundador de una startup, usted quiere minimizar la fricción al navegar por su data room virtual y maximizar la seguridad de la información sensible.
Una organización adecuada no solo acelera el proceso de due diligence, sino que también muestra la profesionalidad y preparación de su startup. A continuación, le indicamos cómo optimizar su solución de data room virtual:
- Cree una estructura de carpetas clara. Desde la perspectiva de un inversor, el data room virtual debe ser intuitivo. Organice los documentos en categorías claramente etiquetadas, como estados financieros, acuerdos legales, propiedad intelectual e información del equipo. Divídalos aún más en subcarpetas (por ejemplo, finanzas: cuentas de resultados, balances, etc.) para ayudar a los inversores a encontrar lo que necesitan rápidamente. Una estructura lógica y jerárquica ahorra tiempo y hace que el proceso de due diligence sea más eficiente. Las carpetas confusas o desorganizadas pueden crear dudas en la mente de un inversor sobre la madurez operativa de la startup.
- Mantenga el control de versiones Las versiones de documentos desactualizadas o contradictorias pueden generar confusión y desconfianza. Asegúrese de que solo se carguen las últimas versiones de todos los documentos. Los inversores, especialmente durante la diligencia debida, quieren revisar datos precisos y actualizados, y las versiones incorrectas pueden reflejar negativamente la organización de su empresa y su disposición para la inversión. Un VDR bien mantenido con un estricto control de versiones envía el mensaje correcto de que su empresa opera con precisión.
- Utilice el control de acceso basado en roles (RBAC) No todos los usuarios necesitan acceder a todos los documentos. La implementación de controles de acceso basados en roles garantiza que solo las partes autorizadas puedan ver la información confidencial. Por ejemplo, es posible que solo los principales inversores deban ver ciertos documentos de tecnología patentada, mientras que otros estados financieros pueden estar disponibles para un grupo de inversores más amplio. Este nivel de control granular es crucial para salvaguardar la propiedad intelectual sensible o la información competitiva, ya que le permite limitar el acceso sin comprometer el flujo de información a las partes interesadas. Muchos proveedores de VDR ofrecen opciones flexibles de control de acceso para gestionar esto de manera eficaz.
- Garantice el cifrado de datos y los protocolos de seguridad Las funciones de seguridad sólidas son esenciales, especialmente cuando se manejan documentos legales, financieros y de propiedad intelectual sensibles. Asegúrese de que su proveedor de VDR ofrezca controles de seguridad avanzados, como cifrado de 256 bits, autenticación multifactor, marcas de agua dinámicas y pistas de auditoría. Estas funciones no solo protegen sus datos del acceso no autorizado, sino que también proporcionan un registro de quién accedió a qué documentos y cuándo, ofreciendo transparencia durante el proceso de diligencia debida. No es de extrañar que el 65 % de los líderes tecnológicos mencionen la mejora de la seguridad y el cumplimiento como factores clave para el uso de plataformas en la nube y VDR. Estas características dan tranquilidad a los inversores, sabiendo que su inversión potencial está protegida.
- Pruebe antes de invitar a posibles inversores. Antes de dar acceso a los inversores, pruebe el VDR para asegurarse de que todos los documentos se han cargado correctamente, los permisos de acceso están bien configurados y no hay problemas de usabilidad. Es esencial que la plataforma funcione sin problemas para evitar retrasos o problemas técnicos que podrían frustrar a los posibles inversores. Un VDR limpio, profesional y funcional refleja bien la atención al detalle y la preparación operativa de su startup. Incluso los pequeños problemas pueden causar fricciones, lo que puede hacer que los inversores pierdan el interés.
- Audite y supervise el uso. Las VDR deben proporcionar capacidades detalladas de seguimiento del uso que le permitan rastrear quién ha accedido a documentos específicos y con qué frecuencia. Estos datos ayudan a obtener información valiosa sobre la actividad de los inversores, al tiempo que ayudan a identificar posibles cuellos de botella en el proceso de recaudación de fondos. Por ejemplo, si un inversor en particular accede con frecuencia a determinados documentos, puede abordar de forma proactiva cualquier inquietud que pueda tener. Esta transparencia es inestimable durante las negociaciones y también puede ayudar a garantizar que no se produzcan accesos no autorizados.
Elección del mejor data room virtual para una startup
A la hora de seleccionar el mejor data room virtual para su startup, es fundamental elegir una solución que se ajuste a sus necesidades específicas en términos de seguridad, experiencia de usuario y gestión de documentos.
A continuación se muestra una comparación de tres data rooms líderes para startups (iDeals, Intralinks y Datasite) basada en sus últimas características, los comentarios de los usuarios de las plataformas y las aplicaciones reales de las startups.
1. Ideals
Ideals es muy apreciada por sus funciones de seguridad avanzadas y su facilidad de uso, lo que la convierte en una opción sólida para las empresas emergentes que se dedican a la diligencia debida y la recaudación de fondos. Ofrece cifrado de 256 bits, marca de agua dinámica y una herramienta de censura incorporada para mayor privacidad. Las actualizaciones recientes incluyen un mejor seguimiento de los documentos y soporte multilingüe, lo que facilita las transacciones transfronterizas.
- Ventajas: Los usuarios suelen elogiar Ideals por su interfaz fácil de usar y su excelente atención al cliente. Las empresas emergentes aprecian sus rápidas velocidades de carga y carga masiva de archivos, que simplifican las tareas de gestión de datos de gran tamaño durante transacciones comerciales complejas. Las funciones avanzadas de la plataforma, como los sólidos registros de auditoría y la configuración flexible de permisos, también la convierten en la mejor opción para documentos legales o de propiedad intelectual confidenciales.
- Contras: En G2, algunos usuarios mencionan que la marca personalizada y las opciones avanzadas de personalización de los permisos de los documentos pueden requerir una curva de aprendizaje.
2. Intralinks
Intralinks es un nombre muy conocido en las transacciones de fusiones y adquisiciones a gran escala, pero se ha vuelto cada vez más popular entre las empresas emergentes por sus análisis basados en inteligencia artificial y su indexación inteligente. Estas características ayudan a rastrear el comportamiento de los usuarios y a organizar los documentos para facilitar la navegación, lo cual es especialmente útil durante rondas de recaudación de fondos o asociaciones complejas.
- Ventajas: Algunas reseñas de usuarios destacan la perfecta integración de Intralinks con los sistemas CRM y el software empresarial, lo que facilita la gestión de documentos importantes en diferentes plataformas. Los posibles inversores y los equipos jurídicos suelen elogiar su número ilimitado de usuarios y de almacenamiento y sus funciones de búsqueda avanzada, que permiten gestionar grandes cantidades de datos de forma eficaz.
- Contras: Intralinks suele tener un precio más elevado, lo que puede resultar prohibitivo para las empresas emergentes en fase inicial. En Capterra, los usuarios también señalan que la interfaz de usuario puede parecer anticuada en comparación con la de los competidores más nuevos, lo que dificulta la navegación por la plataforma a los equipos que buscan un diseño más moderno.
3. Datasite
Datasite es conocida por sus capacidades de fusiones y adquisiciones y de recaudación de fondos, y ofrece potentes herramientas basadas en inteligencia artificial para el análisis de contratos y la redacción de documentos. Entre las principales características de la plataforma se incluyen análisis predictivos que ayudan a estimar los plazos de las transacciones y a señalar posibles problemas en el proceso de diligencia debida.
- Ventajas: Los usuarios elogian Datasite por sus potentes funciones de búsqueda de documentos y su capacidad para manejar conjuntos de datos grandes y complejos, ideal para empresas emergentes en etapas posteriores que se enfrentan a la ampliación, adquisiciones o grandes rondas de recaudación de fondos. Los análisis basados en IA de la plataforma y los paneles personalizables permiten a los usuarios realizar un seguimiento del progreso e identificar los cuellos de botella de manera eficiente.
- Contras: Al igual que Intralinks, Datasite se considera caro para las startups más pequeñas, ya que su conjunto de funciones está diseñado principalmente para usuarios de nivel empresarial. En Capterra, algunos usuarios también mencionan que, aunque Datasite tiene muchas herramientas potentes, estas pueden parecer demasiado complejas para las startups en fase inicial que no requieren análisis avanzados o funciones predictivas.
Conclusión
Los data rooms virtuales son una herramienta fundamental para las startups, ya que agilizan la diligencia debida y garantizan la gestión segura de los documentos confidenciales.
Seleccionar la plataforma de data room virtual adecuada y emplear sólidas funciones de seguridad no solo protegerá la información confidencial, sino que también facilitará transacciones comerciales más fluidas y rápidas, lo que dará a las empresas emergentes una ventaja competitiva durante la recaudación de fondos y más allá.
Bienvenido a nuestra página de inicio para seleccionar una solución de data room para empresas emergentes de primer nivel.