Data rooms para OPV: beneficios, características y mejores proveedores

Jul 19, 2023 480 16 min de lectura

La salida a bolsa, también conocida como oferta pública de venta (OPV), permite a las empresas acceder a la amplia oferta de financiamiento de capital disponible en el mercado público, brindando la oportunidad de recaudar fondos para su crecimiento e iniciativas estratégicas. Esto se ejemplifica con las 6.013 OPV que hubo en el mercado de valores de EE. UU. entre 2000 y 2023.

Siga leyendo para aprender más sobre el poder de las salidas a bolsa. Además, descubra los beneficios de aprovechar las data rooms virtuales para este propósito y cuáles son los principales proveedores que las ofrecen.

¿Qué es una OPV?

Una oferta pública de venta (OPV) es un proceso mediante el cual una empresa privada vende sus acciones al público por primera vez. Como resultado, las OPV proporcionan a las organizaciones la oportunidad de recaudar un capital significativo y aumentar su visibilidad en el mercado. También permiten a los primeros inversores monetizar sus inversiones y obtener rendimientos sustanciales.

Los principales pasos de una OPV estándar son:

  1. Seleccionar un banco de inversión o suscriptor para gestionar el proceso de la OPV.
  2. Crear el prospecto: un documento detallado presentado a los reguladores que proporciona información sobre la empresa.
  3. Realizar una presentación a los inversores potenciales para comercializar la oportunidad de inversión y generar interés.
  4. Concretar el precio de oferta.
  5. Listar públicamente y negociar las acciones en una bolsa de valores.

La cotización en bolsa a través de una OPV también implica reunir una cantidad considerable de requisitos regulatorios importantes. Por esta razón, el proceso es complejo y requiere tiempo, lo que implica preparación legal, financiera y contable. Sin embargo, a pesar de los desafíos, una OPV exitosa puede ser un momento crucial para una entidad, al marcar un hito decisivo en su crecimiento y desarrollo.

¿Qué es una virtual data room para una OPV?

Una data room virtual para una OPV es un espacio seguro en línea, creado para el almacenamiento y la distribución de datos durante el proceso de salida a bolsa de una organización. Al aprovechar una virtual data room para OPV, las empresas pueden organizar y categorizar varios documentos, reducir el papeleo físico y facilitar el proceso de diligencia debida.

El creciente valor de mercado de las salas de datos virtuales en todo el mundo demuestra su efectividad para simplificar el intercambio seguro de información. Estas plataformas se han convertido en herramientas esenciales para mejorar la eficiencia, transparencia y seguridad en una transacción.

mercado data rooms virtuales
Fuente: statista.com

4 beneficios de una sala de datos para una OPV

Las salas de datos para una OPV ofrecen beneficios que ayudan a las empresas a simplificar su proceso de salida a bolsa.

1. Cumplimiento y control

Estas son las principales características de seguridad que minimizan el riesgo de acceso no autorizado y protegen los datos confidenciales:

  • Los controles de acceso granulares restringen el acceso a documentos y lo permiten solo a miembros autorizados.
  • La autenticación de dos factores agrega una capa adicional de seguridad al requerir que los usuarios proporcionen una verificación secundaria.
  • El control de versiones de documentos permite el seguimiento y la gestión de cambios y revisiones de documentos.
  • Los registros de auditoría detallados siguen las actividades de los usuarios dentro de las data rooms, proporcionando transparencia y responsabilidad.
  • Las certificaciones de cumplimiento, como ISO 27001 y SOC 2, aseguran el cumplimiento de las regulaciones de seguridad y privacidad de datos.
  • Los protocolos de cifrado de datos aseguran el almacenamiento y la transmisión de información confidencial.
  • La redacción oculta información confidencial dentro de los documentos.
  • La vista con barrera evita que los usuarios tomen capturas de pantalla.

2. Gestión avanzada de documentos

Las siguientes características son útiles para gestionar documentos de manera sencilla:

  • El soporte multiformato permite a los usuarios cargar, ver y compartir documentos en varios formatos, como PDF, Word y Excel.
  • Las integraciones simplifican los flujos de trabajo al conectarse con otros servicios y herramientas.
  • La numeración automática de índices asigna y mantiene una indexación sistemática de documentos, para brindar una organización sencilla.
  • La combinación de archivos combina varios documentos en uno solo, para simplificar su gestión.
  • La búsqueda avanzada con filtros localiza los archivos requeridos de forma rápida y sencilla.
  • La sección de preguntas y respuestas facilita las discusiones y la colaboración en la plataforma de las data rooms.

3. Preparación rápida y sencilla

La configuración de una sala de datos virtual se puede realizar en unos 15-30 minutos, lo que ahorra tiempo y esfuerzo valiosos para las organizaciones involucradas en el proceso de OPV.

Para mejorar y simplificar la preparación, los principales proveedores de virtual data rooms ofrecen:

  • Un período de preparación o prueba gratuita (generalmente de 7 a 30 días) para que los usuarios se familiaricen con la plataforma, configuren la sala de datos y se aseguren de que cumpla con sus requisitos específicos.
  • Opciones de personalización para adaptar la data room virtual a sus necesidades específicas y mejorar la experiencia del usuario.
  • Aplicaciones móviles para que los usuarios accedan y administren documentos en tiempo real, lo que asegura comodidad y flexibilidad.

4. Soporte al cliente profesional

Otro beneficio importante de una sala de datos virtual para una OPV es contar con un soporte al cliente que esté siempre disponible y sea confiable. Un equipo efectivo posee las siguientes características: 

  • Soporte multilingüe que se comunica con una base de usuarios diversa en distintos idiomas, lo que ayuda a evitar malentendidos y resolver cualquier problema rápidamente.
  • Disponibilidad 24/7/365 que garantiza asistencia rápida siempre que se necesite.
  • Soporte de chat en vivo con atención inmediata y en tiempo real desde la plataforma.
  • Un equipo o gerente de proyecto dedicado que brinda asistencia personalizada y garantiza un funcionamiento fluido durante todo el proceso de OPV.
  • Centro de ayuda con guías y preguntas frecuentes que ayuda a los usuarios a resolver problemas comunes y acceder a información útil sin asistencia adicional.

Beneficios de una virtual data room en la etapa pos-OPV

Incluso después de que una empresa haya completado con éxito su salida a bolsa, el aprovechamiento de una sala de datos virtual proporciona beneficios muy importantes:

  1. Todos los documentos relevantes se almacenan de manera segura y están disponibles para la diligencia debida continua por parte de inversores y organismos reguladores, como la SEC.
  2. Se pueden cargar documentos adicionales, lo que permite a los administradores actualizar y ampliar continuamente su base de datos

Las 3 mejores data rooms virtuales para una OPV

Para gestionar una OPV exitosa, elegir el proveedor adecuado de data room virtual es crucial. Estos son los tres mejores proveedores, reconocidos por su confiabilidad y seguridad.

1. iDeals

iDeals fue fundado en 2008 siguiendo principios de excelencia en servicio e innovación tecnológica. Hasta la actualidad, más de 1 millón de usuarios de 175.000 empresas han compartido documentos de manera segura con su solución de sala de datos virtual. Entre sus clientes hay empresas de todas las industrias y tamaños, que incluyen Deloitte, KPMG, American Airlines y Citi.

iDeals ofrece una gran variedad de características que son imprescindibles durante las OPV y otras transacciones comerciales:

  • Seguimiento de tiempo por página. Esta función es exclusiva de iDeals. Permite a los administradores identificar qué documentos vieron los usuarios y por cuánto tiempo.
  • Vista de valla para documentos de Excel. Evita ataques basados en cámaras y visualización no autorizada, al mostrar solo una parte de un documento donde el cursor está en la pantalla.
ideals vista de valla
Fuente: idealsvdr.com

  • Permisos de usuario granulares. Ocho niveles de permisos otorgan a los administradores la capacidad de controlar qué documentos pueden ver, editar y descargar los usuarios.
  • Acciones por lotes. Estas incluyen carga por lotes, invitación de usuarios por lotes e importación y exportación por lotes de preguntas desde Excel, hacia y desde la data room.
  • Aplicaciones para dispositivos móviles iOS y Android. Permiten a los usuarios acceder a la sala de datos virtual desde cualquier lugar y en cualquier momento.
  • Soporte multicanal y tiempo de respuesta rápido. El proveedor es conocido por sus impresionantes tiempos de respuesta: 30 segundos por chat, 25 segundos por teléfono y 30 minutos por correo electrónico.

2. Intralinks

Intralinks fue fundada en 1996 y es una de las pioneras en la industria de data romos virtuales. Ahora cuenta con 3 millones de usuarios y facilita más de 6.000 transacciones de alto riesgo cada año. Sus clientes más importantes incluyen a Whole Foods, MetLife y General Mills.

Esto es lo que sus usuarios destacan:

  • Soporte al cliente. Está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana y en ocho idiomas, para que los clientes puedan resolver sus problemas rápidamente.
  • Redacción de IA. La función redacta automáticamente toda la información confidencial de los documentos, lo que ahorra tiempo y reduce el riesgo de filtraciones.
  • Informes. Suministra información sobre la actividad de la sala de datos, ideal para el proceso de toma de decisiones.
  • Preparación avanzada de transacciones. Los administradores pueden organizar los documentos de una transacción antes de la diligencia debida, incluso sin tener un contrato con el proveedor.
  • Preguntas y respuestas. La herramienta permite a los usuarios colaborar entre sí, hacer preguntas y dejar comentarios, lo que simplifica la toma de decisiones.

3. Datasite

Fue fundada en 1968 como Merrill y en 2020 se cambió de marca a Datasite. Ha facilitado más de 100.000 transacciones en total, sirviendo a tres millones de usuarios en más de 180 países. Entre los clientes a los que sirve están Johnson&Johnson, Blackstone y Houlihan Lokey.

Los clientes eligen Datasite por sus funciones de:

  • Búsqueda de datos en 16 idiomas. El motor avanzado de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) garantiza resultados de búsqueda precisos, independientemente del idioma del documento.
  • Vista previa del documento. Permite ver los archivos en diferentes idiomas, utilizando una herramienta de traducción integrada.
  • Indexación de IA. Ayuda a reducir el trabajo administrativo manual al categorizar los documentos automáticamente.
  • Redacción de IA. Elimina datos confidenciales de los archivos por lotes, utilizando una herramienta de reconocimiento de patrones con inteligencia artificial.
  • Control remoto de archivos. La función puede restringir el acceso incluso a documentos descargados.

Ideas clave

En resumen:

  • Una oferta pública de venta (OPV) es un proceso en el que una empresa privada ofrece sus acciones al público por primera vez, brindando la oportunidad de recaudar capital y aumentar su visibilidad en el mercado.
  • Las virtual data rooms (VDR) para las OPV ofrecen numerosos beneficios, incluyendo cumplimiento y seguridad, fácil gestión de documentos, preparación rápida de transacciones y soporte al cliente profesional.
  • Configurar una sala de datos es un proceso fácil que solo lleva de 15 a 30 minutos.
  • Los principales proveedores de salas de datos virtuales para OPV incluyen iDeals, Intralinks y Datasite, conocidos por contar con años de experiencia, sólidas medidas de seguridad, interfaces fáciles de usar y un servicio al cliente excepcional.

Al visitar la página principal de nuestro sitio web podrá elegir entre los principales proveedores de data rooms, para obtener una solución confiable y segura que se adapte a las necesidades específicas de su empresa.