Las salas de datos virtuales (VDR, por sus siglas en inglés) están en auge y los números así lo demuestran: En 2024, registraron un valor estimado de 2.281,24 millones de dólares, mientras que para este 2025, la proyección asciende a 2.550,43 millones, según cifras de Global Growth Insights.
Su importancia en la mejoría contundente de los procesos financieros prevé una expansión aún más dramática para 2033, a 6.225,11 millones de dólares, con una tasa de crecimiento anual compuesta del 11.8%. Un indicativo de la inmensa aceptación y uso que las organizaciones están aplicando en sus dinámicas de trabajo a través de las salas de datos virtuales.
Y como todo progreso vertiginoso trae consigo dudas, la popularidad e incidencia de las data rooms han encendido el debate sobre qué tan necesarias son, cuándo es imprescindible utilizarlas y qué beneficios potenciales pueden generar, considerando los desafíos implícitos. En este artículo, contrastamos los pros y contras de las VDR, para que te sea posible determinar si es justo lo que tu negocio necesita para crecer.
¿Qué es un data room virtual?
Pese a tener ciertas similitudes con los sistemas típicos y básicos de almacenamiento en la nube, que sirven de puente para facilitar los procesos de comunicación, organización e intercambio de información de las empresas, la realidad es que las salas de datos virtuales son completamente diferentes.
Primero, porque van mucho más allá de ofrecer un simple espacio para guardar datos. Además de almacenar información, la organizan y comparten en un entorno virtual blindado con protocolos de alta seguridad.
Por otra parte, están diseñadas específicamente para gestionar procesos complejos que requieren un ecosistema fluido, privado y específico, en el que se puedan completar fusiones y adquisiciones, rondas de financiación, auditorías, litigios y gestión de la propiedad intelectual, entre muchos otros.
¿Cómo se diferencian las VDR de otros sistemas de gestión de datos?
La pregunta del millón en este caso sería: ¿Cuáles son las mejores características de las virtual data rooms? La respuesta es crucial, porque te permitirá resolver si es justo lo que tu organización necesita para subir de nivel. Las plataformas de VDR ofrecen características como las siguientes:
- Control de acceso granular: Permiten definir permisos específicos para cada usuario o grupo, determinando quién puede ver, editar, descargar o imprimir documentos.
- Seguridad al máximo: Al utilizarlas, puedes confiar plenamente en que tus datos estarán almacenados con protocolos estrictos de seguridad.
- Auditoría: Registran cada acción realizada dentro de la plataforma, creando un rastro detallado de quién accedió a qué información y cuándo.
- Marcas de agua dinámicas: Añaden marcas de agua personalizadas a los documentos, con el fin de evitar fraudes y filtraciones de información.
- Feedback de los equipos de trabajo: Simplifican los procesos comunicativos entre las personas involucradas en cada proyecto, con roles específicos bien definidos.
- Integración de otras herramientas y software: La función de integración incluye herramientas y software como Google Drive, Dropbox y Microsoft Office.
Data rooms virtuales: pros
Configurar una sala de datos virtual traerá beneficios a tu empresa desde el primer uso. Se trata de un sistema ideado exclusivamente para agilizar los procesos que, al gestionarlos de otra manera (por ejemplo, con una sala física), podría tomar meses o incluso años. Estas son algunas de las ventajas principales que ofrecen:
Seguridad a tope
La seguridad es, sin duda, una de las ventajas de las salas de datos virtuales de mayor peso. Entre los protocolos que muchas disponen, están el cifrado AES de 256 bits, que protege la información mientras se transfiere entre el usuario y el servidor y cuando está almacenada en la plataforma.
También cumplen con regulaciones internacionales de protección de datos que son bastante rigurosas, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea, la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) de EEUU y las certificaciones SOC 2.
Ejemplo: En un litigio complejo, un bufete de abogados puede utilizar una VDR para compartir de forma segura documentos confidenciales con peritos, abogados de la contraparte y el tribunal, evitando así que la información pueda filtrarse o ser revisada por personas sin autorización.
Accesibilidad global
Otra de las mejores características de las virtual data rooms es que eliminan las limitaciones de zonas horarias. Los equipos de trabajo tienen plena libertad de trabajar a su ritmo, desde cualquier país del mundo, con tan solo conectarse a la plataforma, que está disponible 24/7.
Como plus, los proveedores top de la industria ofrecen integración de teléfonos, tablets y otros dispositivos compactos, lo que eleva el nivel de accesibilidad y comodidad, permitiendo resolver cualquier inconveniente de manera rápida y segura.
✔️Ejemplo: Un equipo de inversión distribuido en distintos países puede colaborar con eficiencia y fluidez en una operación de due diligence transfronteriza, accediendo a los mismos documentos actualizados al instante.
Colaboración optimizada
Las data rooms virtuales representan el espacio digital perfecto para intercambiar archivos y documentos de forma segura, sin preocuparse por flagelos como la fuga de información o la intromisión de actores ajenos a los procesos trascendentales.
Tienen secciones de preguntas y respuestas que se pueden automatizar con inteligencia artificial. Así, cada usuario estará limitado exclusivamente a lo que le compete dentro de la organización y, en caso de tener dudas, encontrarán a disposición las Q&A para resolverlas.
El sistema envía notificaciones en tiempo real de la actividad de los miembros de los equipos, lo que hace posible llevar un control detallado de los movimientos para prevenir cualquier acción irregular. Pero quizá lo mejor de todo es que el intercambio de información entre distintas partes puede hacerse de manera segura.
✔️Ejemplo: En una ronda de financiación, una startup con VDR puede usarla para compartir con inversores potenciales su plan de negocio, proyecciones financieras y otros documentos importantes. La sección de Q&A permite a los inversores plantear preguntas directamente a la empresa. Las respuestas quedan registradas para que todos los participantes las puedan consultar.
Eficiencia mejorada
La gestión de documentos es uno de los desafíos de las salas de datos virtuales. Los proveedores más prestigiosos permiten subir archivos pesados en lotes, buscar partes específicas de un documento por palabras clave o por cifras y organizar las carpetas adecuadamente según la complejidad de cada proyecto.
Todas estas herramientas están diseñadas para potenciar, agilizar y afinar los procesos financieros, de due diligence, auditorías, oferta pública inicial y otros que influyen de manera directa y contundente en la eficiencia de una organización.
✔️Ejemplo: En una auditoría, una empresa puede cargar rápidamente miles de documentos financieros y contables a la VDR, permitiendo a los auditores encontrar la información que necesitan de forma instantánea y sencilla, reduciendo significativamente el tiempo que se dedica a la revisión de archivos.
Rentabilidad
Si comparamos una VDR con una sala de datos física, lo primero que queda en evidencia es la rentabilidad. El ahorro es verificable desde el principio, porque al ser virtuales, eliminan la necesidad de ocupar espacio físico de almacenamiento, gastos de impresión y envío de documentos, viajes y reuniones presenciales.
El modelo de precios, que suele ser por usuario o por proyecto, también aporta flexibilidad y oportunidades para controlar los costos. Hay una gran variedad de planes que se adaptan a las necesidades específicas de cada negocio, desde lo más básico hasta lo más complejo.
✔️Ejemplo: Una empresa que esté considerando una fusión o adquisición puede evitar los costos asociados con el establecimiento y mantenimiento de una sala de datos física, al elegir una virtual. Esto incluye el ahorro de los gastos de viaje necesarios para los equipos involucrados.
Data rooms virtuales: contras
Encontrar desventajas en una sala de datos virtual puede parecer incongruente. Principalmente, porque la base sobre la que han sido creadas es unidireccional en cuanto a beneficios. Es decir, que carecen de potencial para perjudicar a las empresas y, cuanto mucho, podrían llegar a ser menos necesarias para algunas.
Partiendo de esta afirmación, podemos contextualizar que las desventajas de un data room estarían en sus propias limitaciones. Y estas dependerían exclusivamente de la calidad del servicio de cada proveedor. Entre otros problemas colaterales, las desventajas pueden ser:
Dificultad para navegar por la plataforma
Aunque ofrecer una interfaz intuitiva, fácil de navegar, es un must have entre los servicios de VDR, también es cierto que no todas aciertan en sus diseños y sistemas. Por lo que algunos usuarios, sobre todo los que se sienten más adeptos
Si bien la mayoría de los proveedores de VDR se esfuerzan por ofrecer interfaces intuitivas, algunas plataformas resultan complejas, especialmente para usuarios menos familiarizados con la tecnología.
La gran cantidad de funcionalidades, opciones de configuración y controles de acceso, aunque en principio están pensadas para aumentar la seguridad y el control, en algunos casos abruman a los usuarios, que verían con buenos ojos pasar primero por un período experimental de adaptación.
✔️Ejemplo: Un abogado ‘de la vieja escuela’, acostumbrado a trabajar con documentos impresos, podría encontrar desafiante adaptarse a la interfaz y a las funcionalidades de una VDR, necesitando capacitación adicional y soporte técnico. Otros que no estén acostumbrados a un ecosistema digital basado en la nube, se confundirían al navegar por la data room virtual si ésta tiene demasiadas opciones.
Dependencia de la conectividad a Internet
El acceso a una VDR depende completamente de una conexión a Internet estable y rápida. Cuando la conectividad es mala o está caída, los usuarios no podrían acceder a los documentos, lo que generaría retrasos e interrupciones en los procesos.
✔️Ejemplo: Durante una negociación de última hora, en una ubicación remota con una señal de Internet débil, los participantes corren el riesgo de experimentar dificultades para acceder a documentos que necesiten de inmediato.
Limitaciones de personalización
Las opciones de personalización abundan, ya que son una de las características más solicitadas por las empresas al contratar una sala de datos. Estas funcionalidades pueden ser, por ejemplo, la marca con el logotipo de la empresa.
Dependiendo del proveedor que elijas, hay algunos que no tienen esta flexibilidad de adaptación, especialmente cuando la configuración incluye requisitos muy específicos.
✔️ Ejemplo: Una farmacéutica que necesita cumplir con regulaciones extremadamente específicas sobre el control de versiones de documentos. Si el proveedor elegido es de calidad deficiente o demasiado básico, las características para cumplir con lo requerido no estarían disponibles.
Privacidad
Independientemente de la seguridad ya conocida de las salas de datos, muchas empresas, si no la mayoría, tienden a cuestionar la confiabilidad, algo que es comprensible dada la importancia de los procesos involucrados.
Lo recomendable para evitar poner en riesgo la confidencialidad de los archivos y documentos compartidos en una virtual data room es contratar un proveedor confiable. Investiga a fondo la reputación y el historial de seguridad de cualquier marca que ofrezca este tipo de plataformas.
Guía comparativa de data rooms virtuales: Los pros y contras de los proveedores de VDR más confiables
Nuestros expertos concuerdan en que el momento más crucial de todo este proceso es saber cómo elegir una sala de datos virtual. Si estás en la búsqueda de un proveedor que te ofrezca justo lo que necesitas, te recomendamos considerar los siguientes. Los hemos evaluado a fondo para detallarte las principales ventajas y desventajas de las VDR que ofrecen.
| Proveedor | Pros | Contras |
| Ideals | Interfaz intuitiva y fácil de usar.Excelente soporte al cliente (24/7).Funciones top de seguridad (encriptación, autenticación de dos factores, DRM).Excelente relación calidad-precio.Integración con otras herramientas. | Algunas funciones avanzadas, como el análisis predictivo, pueden no estar disponibles en todos los planes. |
| Intralinks | Amplia experiencia en transacciones complejas, como M&A.Funciones avanzadas de análisis y reporte.Es segura.Tiene una red extensa de usuarios. | Es más costoso que otras opciones.La interfaz puede ser compleja para usuarios que no estén familiarizados con la tecnología. |
| Datasite | Es una plataforma muy completa, ideal para proyectos grandes.Incluye funciones de IA para la automatización de tareas.Excelente soporte al cliente. | El precio puede ser elevado para pequeñas y medianas empresas.Dado que algunos planes tienen muchas funciones, tiende a ser complicado el proceso de adaptación. |
| Onehub | Solución sencilla y asequible, ideal para pequeñas y medianas empresas.Fácil de configurar y usar.Buena integración con Google Workspace y Microsoft Office.Funciones básicas de seguridad y colaboración. | Carece de algunas funciones avanzadas que ofrecen otros proveedores, como la integración de IA.Abarca principalmente transacciones simples, en lugar de procesos complejos más profundos y masivos. |
| Donnelley Venue (DFin) | Se especializa en el cumplimiento normativo, muy útil para los mercados financieros (IPOs, informes regulatorios).Integra acertadamente otros sistemas y herramientas.Plataforma fluida y estable. | Algunas organizaciones podrían considerar muy costoso el servicio.Su diseño es más clásico, menos moderno que otras alternativas. |
¿Cuál es el momento ideal para configurar una sala de datos virtual en su empresa?
La decisión de implementar un data room virtual depende de las necesidades específicas de cada empresa o proyecto. Por lo tanto, es indispensable que tengas claros los objetivos a los que apuntas con tu equipo de trabajo a corto, mediano y largo plazo.
¿Cuándo es indispensable utilizar una VDR?
Por características:
- Gestionar archivos y documentos masivos.
- Transacciones complejas que involucran muchas personas.
- Cumplimiento normativo estricto (GDPR, HIPAA, SOX).
- Colaboración remota entre equipos distribuidos.
- Necesidad de auditoría detallada de cada acción.
Por sector:
- Banca de inversión y finanzas: Para fusiones y adquisiciones, salidas a bolsa (IPOs), reestructuraciones y sindicación de préstamos.
- Legal: En litigios, gestión de contratos y cumplimiento normativo.
- Biotecnología y farmacéutica: Para ensayos clínicos, licencias de patentes y colaboraciones de investigación y desarrollo.
- Energía y recursos naturales: En proyectos de inversión, transacciones de activos y due diligence.
- Inmobiliario: Para la compraventa de propiedades, gestión de carteras y financiación.
- Capital privado y venture capital: Durante todo el ciclo de vida de las inversiones, desde la captación de fondos hasta las desinversiones.
¿Cuándo podría no ser la mejor opción?
Tanto las grandes empresas como las startups con ambición, lo tienen claro: siempre será buena idea contar con una sala de datos virtual. Sin embargo, la excepción a la norma puede existir en casos específicos, como estos:
- Proyectos muy pequeños que implican la gestión de pocos documentos o que, además, no son de carácter confidencial.
- Presupuesto muy limitado que no justifica la inversión.
- Baja adopción tecnológica entre los usuarios potenciales.
- Cuando hay que involucrar en los procesos, irremediablemente, una cantidad considerable de documentos físicos.
Evaluando el potencial de las data rooms virtuales
El siguiente paso (y definitivo) es determinar cuáles son las necesidades específicas de tu empresa, en la actualidad y en el futuro. Explora tantas opciones de proveedores como consideres preciso, discútelo con tus equipos de trabajo y, en caso que quieras probar antes de contratar, solicita a la empresa de VDR un demo.
Puntos clave
- Las VDR son ideales para procesos como M&A, due diligence, cumplimiento normativo, gestión masiva de documentos e intercambio de información confidencial entre distintas partes.
- Ofrecen ventajas como seguridad reforzada (cifrado, control de acceso), accesibilidad desde cualquier parte del mundo, integración de dispositivos y softwares.
- Pueden no ser la mejor opción para proyectos pequeños, con presupuestos limitados o equipos que aún no están consolidados en tecnología.
- Es indispensable elegir el proveedor apropiado, que cumpla con las expectativas y los requerimientos de tu empresa.
- Para configurar una VDR, es importante organizar primero los documentos y archivos que se desean compartir en la plataforma. Esto agilizará el proceso.
- En algunos casos, podría ser pertinente un programa de capacitación a los usuarios, para que se familiaricen con el entorno virtual de la sala de datos.