Virtual data rooms para auditorías: beneficios y funciones prácticas

Aug 18, 2023 384 21 min de lectura

Las data rooms virtuales (VDR por sus siglas en inglés) se han convertido en una parte integral de las transacciones exitosas y seguras de fusiones y adquisiciones (M&A). Proporcionan la seguridad que requieren este tipo de transacciones complejas, son fáciles de usar y otorgan acceso las 24 horas del día, los 7 días de la semana, lo que acelera significativamente el flujo de las negociaciones.

Por eso no sorprende que también se utilicen con frecuencia durante las auditorías, como una etapa indispensable de las fusiones y adquisiciones.

Sigue leyendo para aprender cómo usar una sala de datos para auditoría puede beneficiar a las empresas, qué características buscar en una sala de datos perfecta para auditoría y cuáles son los mejores proveedores para realizar el proceso.

Auditoría: ¿Tradicional o en línea?

Hace décadas, las auditorías se realizaban de forma presencial. Los auditores, al igual que los asesores financieros, legales o fiscales, tenían que visitar físicamente una empresa para auditar su documentación. Este solía ser un proceso largo que consumía mucho tiempo y era bastante costoso.

Con el paso de los años, la forma de ejecutar una auditoría se ha simplificado significativamente, gracias al surgimiento de diversas plataformas en línea para compartir datos. Estas permiten almacenar y distribuir grandes volúmenes de datos corporativos con múltiples terceros. Sin embargo, no todas las plataformas ofrecen un alto nivel de seguridad, una característica que es crucial al momento de compartir información confidencial, como datos financieros o documentos legales.

En los Estados Unidos, se registraron 1802 casos de violación de datos, con una pérdida promedio de $4.35 millones de dólares. Estas cifras demuestran que la seguridad es uno de los principales enfoques para las empresas que realizan auditorías en todo el mundo. Y es aquí donde entran en juego las salas virtuales de datos.

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¿Qué es una virtual data room para auditorías?

Una data room virtual para auditorías es una solución en línea que ofrece a los equipos de trabajo todas las herramientas y funciones indispensables para realizar el proceso de manera debida.

Una virtual data room (VDR) es un sistema basado en la nube para el almacenamiento seguro y compartido de información confidencial y para la colaboración efectiva. Las data rooms ofrecen un conjunto de funciones que permiten una seguridad mejorada, lo que las hace adecuadas para realizar transacciones financieras complejas, como fusiones o adquisiciones, auditorías y procedimientos legales.

Las salas virtuales de datos para auditorías ofrecen una gran variedad de características que hacen que el proceso sea más eficiente y productivo. Igualmente, gracias a las medidas de seguridad que ofrecen los proveedores modernos de VDR, las empresas se aseguran de que todos los datos confidenciales que comparten en línea estén protegidos.

¿Cuáles son los principales beneficios de las data rooms virtuales para auditorías?

Aunque la seguridad es una de sus principales ventajas, las virtual data rooms también ofrecen otros beneficios que favorecen el proceso de auditoría:

TransparenciaLas VDR permiten rastrear cada acción dentro de ellas, lo que hace que el proceso de auditoría sea excepcionalmente transparente. Los registros y reportes detallados de las auditorías garantizan que los administradores estén al tanto de la actividad de los usuarios. 
CumplimientoLa mayoría de las salas de datos modernas cumplen con regulaciones internacionales como el GDPR, HIPAA o SOC 1/2/3. Además, están certificadas con ISO 27001 y CCPA. Esto significa que los procedimientos realizados a través de estos sistemas siguen las principales regulaciones legales.
Seguridad de alto nivelLa seguridad es uno de los puntos fuertes de las data rooms. Funciones como vista protegida, redacción, marca de agua digital o borrado remoto permiten que ningún tercero tenga acceso a información confidencial sin el permiso del administrador.
Compartir documentos de forma seguraCompartir documentos confidenciales con varios usuarios es seguro gracias a los permisos de acceso de múltiples niveles. La mayoría de los proveedores de data rooms virtuales permiten elegir quién puede ver, descargar o imprimir un documento en particular. De esta manera, los auditores y asesores solo tienen acceso a los archivos que necesitan.
Eficiencia de costosDisponer de un edificio o departamento para el almacenamiento de documentos es mucho más costoso que contratar un servicio de data room virtual. Al realizar una auditoría tradicional, las empresas deben pagar el alquiler, los salarios de los empleados y el transporte de los auditores. Con una VDR, la única tarifa por pagar es el costo del servicio, lo que permite que todas las partes revisen los documentos de forma remota.
ComunicaciónLa mayoría de los proveedores modernos de data rooms ofrecen herramientas dedicadas para una comunicación efectiva. Estas incluyen secciones de preguntas y respuestas, comentarios y chats integrados. Son servicios que propician la discusión oportuna de cualquier problema, lo que optimiza a la vez el proceso de auditoría.

Cómo seleccionar la data room perfecta para una auditoría: características

Debido a la elevada oferta de proveedores de salas de datos virtuales en el mercado, puede ser difícil elegir el indicado para la auditoría de su empresa. Hacerlo es más fácil si sabe exactamente qué buscar. Estas son las características más solicitadas de las data rooms para auditorías. 

Cumplimiento con el GDPR

El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) es una regulación legal sobre protección de datos y privacidad en la Unión Europea y el Espacio Económico Europeo. Su función es supervisar la confidencialidad de los datos personales en la UE. Si una sala de datos virtual cumple con el GDPR, la organización que la utilice se asegura de que la información relacionada con los ciudadanos de la región estén protegidos y se mantengan confidenciales.

Al GDPR se le considera la ley de privacidad y seguridad más estricta del mundo.

Registro de auditoría 

Los registros de auditoría detallados permiten a los administradores supervisar todas las acciones dentro de una data room.

Pueden rastrear quién vio un documento en particular, cuándo y durante cuánto tiempo. También podrán ver qué documentos reciben más atención y supervisar los inicios de sesión de cada usuario.

Esto es especialmente útil durante las auditorías.

Derechos de acceso a documentos específicos

La mayoría de los proveedores de data rooms virtuales permiten establecer derechos de acceso específicos para cada documento y para cada usuario.

Por ejemplo, en las salas de datos más avanzadas, los administradores pueden establecer permisos para la vista protegida, vista completa, descarga de PDF normal y cifrado, impresión, descarga de archivo original y carga de archivos.

Esto mejora en gran medida la seguridad de los datos, sobre todo al momento de compartir información confidencial con distintos usuarios durante las auditorías.

Vista protegida y otros visores seguros

La función de vista protegida es un modo de visualización restringida. Básicamente, coloca una barrera digital sobre un documento para que solo se vean partes del archivo, mientras que otras áreas quedan ocultas por una pantalla deslizante con barras.

visor de valla iDeals
Visor de valla de iDeals VDR

Función de preguntas y respuestas

Gracias a las secciones de preguntas y respuestas, los usuarios que colaboran en un proyecto dentro de la VDR tienen la oportunidad de comunicarse eficazmente entre sí para resolver problemas de manera rápida y efectiva.

Por ejemplo, pueden dejar preguntas sobre una parte específica de un documento para que otros de sus compañeros den una explicación detallada. Otra ventaja es que, gracias a la característica de asignación de expertos, las preguntas se remiten automáticamente a las personas más adecuadas responderlas. Entonces, si se trata de una pregunta sobre finanzas, se asignará al experto financiero. Y así sucesivamente con todas las áreas.

Soporte al cliente 24/7

Aunque la accesibilidad de un servicio de atención al cliente de calidad a menudo se subestima, lo cierto es que es imprescindible al utilizar una data room virtual.

Las salas de datos avanzadas consideran el soporte al cliente como su máxima prioridad y los clientes valoran esto. Es importante para un usuario de VDR obtener asistencia oportuna cada vez que surja un problema. Para ello, los principales proveedores ofrecen:

  • Capacitación ilimitada, para que los usuarios puedan disfrutar de una experiencia sin problemas al utilizar la virtual data room.
  • Asistencia en varios idiomas, para que un miembro del equipo de atención al cliente pueda ayudar a resolver problemas en el idioma del usuario.
  • Centro de ayuda con guías y una sección de preguntas frecuentes detallada, que brinda soluciones y respuestas claras a las dudas más comunes de los usuarios.
  • Asistencia personalizada para la gestión de proyectos que permita a los equipos de trabajo avanzar hacia el cumplimiento de sus objetivos.

Nuestra selección de software de data rooms para auditorías

Este es el top cinco de proveedores de VDR para auditorías, que hemos seleccionado según nuestra experiencia: 

  • Venue. Venue es fácil de usar, eficiente y seguro para realizar transacciones comerciales complejas, como fusiones y adquisiciones, lo que también lo convierte en una excelente solución para realizar auditorías. La redacción de archivos múltiples, las funciones de reportes y los servicios modernos de IA garantizan que el proceso se desarrolle de manera fluida.

5 consejos para mejorar la experiencia de las VDR durante las auditorías

Siga estos cinco consejos para aprovechar al máximo una sala de datos virtuales durante el proceso de auditoría.

1. Aproveche la sección de preguntas y respuestas personalizable

Los proveedores de data rooms avanzadas ofrecen secciones de preguntas y respuestas personalizables. ¿Cómo puede beneficiarse de ello?

Estos apartados permiten a los administradores configurar el flujo de comunicación entre todas las partes involucradas en el proceso de auditoría, tomando en consideración las necesidades particulares del proyecto. Los administradores pueden crear roles específicos para preguntas y respuestas y detallar los pasos a seguir para formularlas.

De esta forma, la auditoría puede ser mucho más efectiva y adaptarse a las necesidades de cada organización. 

2. Realice un seguimiento del progreso de la auditoría 

Gracias a los registros detallados de las auditorías, que proporcionan la mayoría de las data rooms virtuales, puede realizar un seguimiento de todas las actividades de los usuarios. Sabrá quién revisó un documento en particular, cuándo, por cuánto tiempo y cuáles son los archivos que tienen más visualizaciones.

Estas acciones son ideales para supervisar el proceso de auditoría, estar preparado para proporcionar datos adicionales rápidamente cuando sea necesario y asegurarse de que ningún tercero no autorizado tenga acceso a su entorno virtual.

3. Configure notificaciones por correo electrónico 

Puede configurar las notificaciones por correo electrónico para mantenerse al tanto de lo que sucede en la data room durante una auditoría.

Tendrá la oportunidad de recibir alertas sobre la carga y visualización de documentos o nuevos inicios de sesión. Además, tanto usted como los usuarios asignados, serán notificados sobre las preguntas realizadas en la sección de preguntas y respuestas, con lo que podrán resolver en tiempo récord las dudas del equipo de trabajo.

4. Utilice marcas de agua dinámicas 

Las marcas de agua dinámicas son la característica de seguridad más común entre los proveedores de data rooms y la mayoría de ellos permiten personalizarlas.

Una marca de agua puede incluir el nombre del usuario o de la empresa, la dirección IP y la fecha de acceso al documento. Cada vez que se visualice, imprima o descargue el documento, la marca aparecerá encima de él.

Esto ayudará a evitar la fuga, copia y distribución de información confidencial.

Marca de agua de iDeals
Marca de agua de iDeals

5. Utilice los límites de sesión y otras funcionalidades restrictivas 

Los proveedores de virtual data rooms avanzadas ofrecen la posibilidad de restringir el acceso a la plataforma desde ciertas direcciones IP y durante períodos concretos.

Esto significa que los administradores pueden limitar direcciones IP específicas, denegando así el acceso a esos usuarios. Los miembros del equipo que poseen este rol también pueden establecer períodos de tiempo precisos en los que se permita el acceso temporal a la VDR.

Utilizar esta función protege los datos confidenciales requeridos para una auditoría, garantizando que ningún tercero tenga acceso a los documentos. Al mismo tiempo, los plazos de acceso delimitados aceleran todo el proceso.

Ideas clave

Las salas de datos virtuales para auditorías son una forma segura de realizar el proceso de manera fluida y efectiva. Resumamos lo que hemos discutido sobre el uso de las data rooms virtuales para una auditoría:

  • Las salas de datos virtuales para auditorías son básicamente soluciones de software VDR utilizadas específicamente para auditorías.
  • Entre los principales beneficios que ofrecen las data rooms para auditorías están la comunicación optimizada, la colaboración, la transparencia, la rentabilidad, el cumplimiento normativo, la seguridad de primer nivel y el intercambio seguro de documentos.
  • Al elegir una solución de data room para realizar una auditoría, escoja una que cumpla con las regulaciones GDPR y cuente con registros del proceso, derechos de acceso múltiples, preguntas y respuestas avanzadas, la función de vista protegida y soporte al cliente las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
  • Al utilizar una sala de datos virtual durante las auditorías, asegúrese de usar las marcas de agua dinámicas, controlar la duración de las sesiones, configurar las notificaciones, aprovechar la sección de preguntas y respuestas personalizable y realizar un seguimiento del progreso.
  • Los principales proveedores de data rooms virtuales para auditorías incluyen iDeals, Onehub, Datasite, Intralinks y Venue.