Data rooms para la diligencia debida. Beneficios y consejos

Hoy en día, los directivos de las empresas necesitan algo más que los enfoques tradicionales para llevar a cabo una investigación exhaustiva y detectar los riesgos a la hora de realizar la diligencia debida.
Así es como las empresas empezaron a integrar data rooms virtuales, una de las soluciones más utilizadas hoy en día para la diligencia debida.

¿Qué es la diligencia debida?

La diligencia debida es un procedimiento que una organización inicia para investigar y examinar a otra organización antes de suscribir un acuerdo comercial.
La diligencia debida sirve para varios fines, como validar datos, detectar posibles problemas y garantizar que se cumplen las normas de inversión del comprador. También se utiliza para evaluar la viabilidad comercial, considerar fusiones corporativas, gestionar disputas legales, asegurar la financiación, invertir en bienes inmuebles y comprometerse con organizaciones internacionales.
En general, las empresas pueden minimizar los riesgos y tomar decisiones informadas basadas en datos precisos y fiables mediante la realización de la diligencia debida. Por lo tanto, los líderes abordan la diligencia debida con una mentalidad orientada al detalle para asegurarse de que no quede piedra sin remover. En concreto, utilizan data rooms virtuales.

¿Qué es un data room virtual para la diligencia debida?

Un data room virtual para la diligencia debida es un espacio en línea seguro para almacenar la documentación pertinente, al que las partes del acuerdo pueden acceder y solicitar información de forma segura. La solución proporciona almacenamiento protegido con acceso multinivel, funciones de gestión de datos y usuarios, colaboración de documentos, seguimiento de la actividad de los usuarios, comunicación en tiempo real, herramientas potenciadas por IA, creación de marca y mucho más.

Dado que algunas organizaciones siguen utilizando un data room físico, debemos esbozar en qué se diferencia una solución virtual.

1. Acceder al almacenamiento físico requiere estar presente en una ubicación específica, lo que supone una limitación para las partes. Los data rooms en línea, por su parte, ofrecen acceso remoto.
2. Mientras que los data rooms físicos se basan en medidas de seguridad físicas, como guardias y cámaras de CCTV, los data rooms en línea ofrecen funciones avanzadas de seguridad digital, como cifrado de datos, autenticación multifactor y controles de acceso.
3. Las salas de datos físicas son caras debido al alquiler, la seguridad, la infraestructura y la logística. Los data rooms digitales son más rentables, ya que el único gasto del usuario es la cuota de suscripción en la mayoría de los casos.

A continuación, le invitamos a descubrir a los mejores proveedores de data rooms, y cómo las data rooms virtuales pueden mejorar su proceso de diligencia debida, superando las soluciones físicas y otras soluciones en línea.

¿Cómo ayuda un data room virtual en el proceso de diligencia debida?

Los data rooms virtuales ayudan con la diligencia debida en muchos aspectos, desde el ahorro de tiempo y costes hasta la aceleración del proceso. Las principales ventajas del software son las siguientes

1. Ahorro de tiempo y costes

Con los data rooms virtuales, las partes autorizadas acceden al data room a distancia, lo que elimina la necesidad de distribuir documentos físicos y de celebrar reuniones in situ. Esta comodidad reduce los gastos de desplazamiento y ahorra tiempo. Además, la funcionalidad del software permite la comunicación en tiempo real, eliminando la necesidad de una larga correspondencia por correo electrónico.

2. Seguridad

Los data rooms hacen que las empresas sean más resistentes a las infracciones, los robos de propiedad intelectual, las pérdidas financieras, los daños a la reputación y otras consecuencias de una diligencia debida insegura. En otras palabras, sus mecanismos de protección de datos dejan muy poco margen para posibles amenazas.

Eche un vistazo a algunas de las características de seguridad de los data rooms virtuales:

Característica	Cómo funciona
Borrado remoto	Dado que el cifrado AES-256 bits gestiona el acceso a los datos al abrirlos y descargarlos, un administrador de VDR puede revocar los derechos de acceso a los documentos incluso después de que el destinatario descargue el archivo.
Vista de valla	Un modo de visualización restringida permite a los usuarios ver sólo la parte central de un archivo, mientras que el resto del contenido queda oculto tras una pantalla con barrotes. Uno de los proveedores que ofrece esta herramienta es Ideals.
Impresión segura	Esta función garantiza que los documentos confidenciales sólo puedan imprimirse en impresoras físicas y nunca en formato PDF (equivalente a guardar una copia digital de alta resolución).
Caducidad configurable	Los administradores pueden configurar políticas de data rooms que revoquen automáticamente el acceso en una fecha concreta o una vez transcurrido un tiempo determinado desde la fecha/hora de carga. Así, una vez caducada la política, los usuarios a los que se había concedido acceso previamente no pueden ver los archivos.
Control de acceso granular	A diferencia de las soluciones básicas, los data rooms virtuales ofrecen permisos de usuario de varios niveles, lo que permite proteger cada documento a un nivel granular. Por ejemplo, Intralinks ofrece una gama de 16 roles, entre los que se incluyen gestor, revisor y editor.

Puede encontrar herramientas específicas para la impresión segura, el establecimiento de fechas de caducidad u otros fines. Sin embargo, los data rooms virtuales le ofrecen la posibilidad de utilizarlas a la perfección en un solo lugar sin tener que recurrir a docenas de herramientas para una diligencia debida segura.

3. Fácil gestión de archivos

La facilidad de gestión de datos con el software data room comienza con la carga de documentos y se extiende a lo largo de todo el ciclo de la transacción. En concreto, herramientas como la carga masiva, arrastrar y soltar, la indexación automática, la compatibilidad con archivos multiformato y la búsqueda de texto completo (incluido OCR) hacen que la gestión de los documentos de diligencia debida sea pan comido.
Cabe destacar que, a pesar del gran número de funciones para la gestión de datos, la plataforma es fácil de usar. Por lo tanto, la gestión de documentos es rápida y sencilla.

4. Conformidad

Garantizar el cumplimiento de las leyes, reglamentos y normas del sector es esencial para la diligencia debida. Los data rooms son cruciales para abordar esta cuestión, ya que incluyen mecanismos de seguridad que impiden el acceso no autorizado y protegen la integridad de los datos. La plataforma también mantiene un registro de auditoría que ofrece transparencia y responsabilidad, lo que ayuda a las organizaciones a demostrar sus esfuerzos de cumplimiento. Además, los proveedores de data rooms se someten a auditorías y certificaciones de terceros, como ISO27001, SOC 1, SOC 2, GDPR e HIPAA.

5. Aceleración de la velocidad de negociación

En línea con lo anterior, emplear un data room acelera el proceso de diligencia debida. Específicamente, eliminar la necesidad de viajes físicos, reuniones cara a cara y el uso simultáneo de múltiples soluciones hace que cada etapa del proceso sea más eficiente y ágil. Además, un data room puede garantizar la confidencialidad y seguridad de la información sensible, ya que todos los datos se almacenan en un lugar seguro.

Tipos de diligencia debida realizados a través de un data room

Independientemente del tipo de procedimiento, un data room virtual de diligencia debida proporciona a los usuarios las características y capacidades necesarias para un proceso más fluido. Por lo tanto, los usuarios suelen emplear la solución para los siguientes tipos de diligencia debida:

• Due diligence de compra
• Due diligence de venta
• Due diligence de integración post-fusión
• Due diligence de capital riesgo
• Due diligence de capital riesgo
• Due diligence de OPV
• Due diligence de fabricación

Entre los casos de due diligence realizados con la ayuda de data rooms se incluyen los siguientes:

• Due diligence tecnológica
• Due diligence informática
• Due diligence medioambiental
• Diligencia debida jurídica
• Due diligence contable
• Diligencia debida contable
• Diligencia debida operativa

Sea cual sea el tipo o caso de uso para el que elija una plataforma, debe preparar el espacio, lo cual es rápido y sencillo. Además, algunos proveedores de data rooms virtuales pueden ayudarle en esta tarea.

Preparar un data room para la diligencia debida: guía de 5 pasos

Esto es lo que hay que hacer para preparar la plataforma para la diligencia debida:

1. Elegir un data room adecuado

Hay muchas opciones disponibles con distintos niveles de seguridad, características y precios. Por lo tanto, decidir cuál es la adecuada para sus necesidades puede resultar abrumador. Sin embargo, tener en cuenta algunos factores críticos para evaluar las soluciones le ayudará a tomar la mejor decisión.

2. Seguir la lista de comprobación de diligencia debida

La lista de comprobación de diligencia debida es su hoja de ruta. Siguiendo cuidadosamente esta lista de verificación, puede estar seguro de que los documentos necesarios están en su lugar y que su empresa está totalmente preparada para seguir adelante.

3. Establecer permisos

A la hora de establecer los permisos, es fundamental mantener un equilibrio entre la seguridad y la facilidad de acceso a los datos. Por ejemplo, mientras que un inversor potencial puede necesitar acceso a todos los datos, el departamento de contabilidad puede necesitar únicamente documentos financieros, algo que debes tener en cuenta a la hora de conceder el acceso.
Algunas funciones de los data rooms simplifican y aseguran la configuración de los permisos. Por ejemplo, las marcas de agua permiten rastrear todos los documentos. Es decir, si un archivo cae en malas manos, puedes rastrear quién lo filtró basándote en una marca de agua. Además, un archivo puede estar sujeto a restricciones de IP o de tiempo, que limitan el acceso de un usuario a lugares y horas específicos.

4. Subir los documentos

Ahora que ha recopilado los datos de acuerdo con su lista de comprobación de diligencia debida y ha configurado los permisos, puede añadir documentos a los data rooms. Esto se puede hacer con bastante rapidez gracias a las herramientas de carga masiva y de arrastrar y soltar.
Además, la indexación automática de la VDR organiza los documentos según los parámetros que usted establezca. Así, no tienes que hacerlo manualmente. La estructura de datos se mantiene independientemente del número de carpetas y archivos que añadas o elimines. Además, AI estructura automáticamente tus documentos en nuevos proyectos basándose en ejemplos anteriores.

5. Invitar usuarios

Puedes añadir usuarios manualmente uno a uno o cientos a la vez con la función de invitación masiva de usuarios. Esta función le ahorra tiempo a medida que avanza por las distintas fases de diligencia debida. Al invitar a nuevos participantes, puede personalizar sus derechos de acceso, las opciones de seguridad de inicio de sesión, las notificaciones de nuevos documentos, el acceso a las preguntas y respuestas, etc.
Antes de decidirse por un proveedor que se adapte a sus necesidades, consulte las mejores soluciones que emplean las empresas en la actualidad.

El mejor software de data rooms para la diligencia debida

Basándonos en los comentarios de los usuarios, las valoraciones y la evaluación de nuestros expertos sobre la funcionalidad de las data rooms, hemos seleccionado los cinco mejores productos.

Ideals

Las data rooms virtuales de Ideals tienen las funciones necesarias y fáciles de usar para garantizar una diligencia debida segura y sin problemas: carga masiva de datos, invitación masiva de usuarios, arrastrar y soltar, vista de valla, restricciones de acceso por IP y hora, y permisos granulares. También hay un sistema avanzado de preguntas y respuestas con asignación automática de preguntas a expertos. Por último, el proveedor cuenta con la certificación ISO27001 y cumple la norma SOC 2.
Valoración de Capterra: 4,8 (249 opiniones)

Intralinks

Certificados SOC 2, SAS 70 Tipo II e ISO27001:2013, cifrado de datos AES de 256 bits, protección fiable de archivos PDF y Microsoft Office sin plugins adicionales, autenticación multifactor, gestión de derechos de información y marca de agua son las principales herramientas de Intralinks relacionadas con los acuerdos.
Valoración de Capterra: 4,1 (18 opiniones)

Datasite

Datasite facilita la diligencia debida con herramientas de redacción IA, edición masiva, informes casi en tiempo real y exportación de contenido de preguntas y respuestas a Excel. Además, su potente motor de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) permite obtener resultados de búsqueda precisos en 16 idiomas.
Valoración de Capterra: 4,5 (23 opiniones)

Onehub

Aunque Onehub no tiene una vista de valla como Ideals o redacción AI como Datasite, tiene otras características especiales. Estas son la organización de datos basada en carpetas, el control de versiones, la integración con Google Drive, los tiempos de espera de sesión personalizados y las vistas previas de roles. Además, los enlaces seguros de Onehub permiten a los equipos compartir datos de forma segura con usuarios no autorizados.
Valoración de Capterra: 4,5 (33 opiniones)

Venue DFin

Este proveedor ofrece un sistema de permisos fácil de usar, análisis de virus de Symantec y cumplimiento de la norma ISO/IEC 27001:2013. Una herramienta exclusiva de Venue es AI Contract Analytics, que hace que las revisiones de contratos sean más rápidas y precisas.
Valoración de Capterra: 5,0 (2 opiniones)

Aunque el ciclo de vida del procedimiento de diligencia debida depende en gran medida de la solución que elija, otra cosa igualmente importante que no debe ignorar es el mantenimiento de data rooms virtuales.

Consejos para el mantenimiento de data rooms de diligencia debida

A continuación le ofrecemos unos sencillos consejos sobre la creación de una data room virtual para minimizar las interrupciones y las incoherencias:

• Utilice un checklist de diligencia debida adecuado: Aunque puede encontrar muchos ejemplos de listas de comprobación de diligencia debida, es mejor consultar con abogados. Ellos estudiarán las particularidades de su transacción y le darán recomendaciones sobre los documentos necesarios.
• Mantenga los documentos actualizados: Los datos actualizados hacen que la diligencia debida sea transparente y precisa, lo que es vital para la toma de decisiones de los inversores. Por lo tanto, considere la posibilidad de utilizar el control de versiones para realizar un seguimiento de las actualizaciones y los cambios.
• Basarse únicamente en auditorías recientes: Utilizar resultados de auditorías no actualizados provoca discrepancias y pérdida de confianza entre las partes. Por lo tanto, debe asegurarse de que la información financiera está actualizada.

También puede estudiar los diez errores de diligencia debida más comunes. De este modo, podrá evitarlos.

Reflexiones finales

Ni que decir tiene que la diligencia debida es compleja, pero ahora ya conoce una solución fiable para simplificarla. Resumamos lo que acaba de aprender sobre los data rooms:

• Las principales ventajas de la diligencia debida con VDR son el ahorro de tiempo y dinero, la seguridad, la facilidad de gestión de los archivos, el cumplimiento de la normativa y la aceleración de los acuerdos.
• Preparar las data rooms virtuales para el acuerdo implica cinco sencillos pasos: elegir una solución, seguir una lista de comprobación de diligencia debida, establecer permisos, cargar datos e invitar a los usuarios.
• Los proveedores más adecuados para la diligencia debida son Ideals, Intralinks, Datasite, Onehub y Venue.
• Puede encontrar más proveedores de data rooms virtuales, información y consejos en nuestra página principal.